Informacja dla osób

Informacja dla osób poszukujących dokumentów osobowo-płacowych do celów emerytalno-rentowych oraz ustalenia kapitału początkowego

Akta osobowe i płacowe, stanowiące podstawę do wystawienia świadectwa pracy i poświadczenia wynagrodzenia otrzymywanego z tytułu wykonywanej pracy, potrzebne pracownikom do ustalenia wymiaru emerytury w ZUS, zaliczane są do dokumentacji niearchiwalnej (kategoria "B"). W związku z tym posiadają ustalony przez ustawodawcę czasowy okres przechowywania, po którym są niszczone (brakowane). Dla dokumentacji osobowej okres przechowywania wynosi obecnie pięćdziesiąt lat od ustania stosunku pracy. Natomiast dla akt płacowych (listy płac, karty wynagrodzeń) - do czasu wejścia w życie ustawy z dnia 17 października 1991 r. o rewaloryzacji emerytur i rent, o zasadach ustalania emerytur i rent oraz zmianie niektórych ustaw (Dz. U. Nr 104, poz. 450, art. 7) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (Dz. U. Nr 10, poz. 35, par. 45) przedłużających okres przechowywania dokumentacji płacowej - obowiązywał dwunastoletni okres przechowywania wyznaczony wcześniej obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

Dokumentację potrzebną pracownikowi do ustalenia wymiaru emerytury czy renty ma obowiązek przechowywać i zabezpieczyć zakład pracy. W przypadku jego likwidacji:

Jeśli zakład pracy był jednostką państwową, należy zwrócić się do jego sukcesora, który kontynuuje działalność i powinien przechowywać dokumentację swojego poprzednika. Sukcesorami mogą być np. przedsiębiorstwa państwowe, które powstały w wyniku zmian organizacyjnych; spółki prawa cywilnego lub handlowego, które powstały po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa państwowego i przejęły jego majątek oraz akta. W razie braku sukcesora należy zwrócić się do właściwego rzeczowo organu administracji państwowej (założycielskiego lub nadrzędnego) byłego pracodawcy, którymi często byli wojewoda lub minister.
Jeśli zakład pracy był spółdzielnią - Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 4 kwietnia 1995 roku w sprawie sposobu i czasu przechowywania ksiąg i dokumentów zlikwidowanych spółdzielni oraz organizacji spółdzielczych (Dz. U. Nr 47, poz. 248) - likwidator przekazuje uporządkowaną dokumentację niearchiwalną, której okres przechowywania jeszcze nie upłynął, związkowi rewizyjnemu, w którym była zrzeszona spółdzielnia, a jeśli takiego związku nie ma lub w razie jego likwidacji - Krajowej Radzie Spółdzielczej. Dokumentacja taka może zostać przekazana na przechowanie wskazanej przez Krajową Radę Spółdzielczą spółdzielni albo organizacji spółdzielczej lub Stowarzyszeniu Archiwistów Polskich.
O miejscu przechowywania dokumentów zlikwidowanego przedsiębiorstwa prywatnego, państwowego lub spółdzielczego, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej informuje właściwy terytorialnie sąd rejonowy lub inny organ prowadzący rejestr działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.

Kontakty - adresy i telefony do wyżej wymienionych instytucji można znaleźć na stronach internetowych:

• ministerstwa, urzędy wojewódzkie
• Krajowa Rada Spółdzielcza
• Stowarzyszenie Archiwistów Polskich
• Agencja Nieruchomości Rolnych

W Internecie są dostępne następujące bazy informujące o zlikwidowanych zakładach pracy:

• Zakład Ubezpieczeń Społecznych
• Związek Lustracyjny Spółdzielni Pracy
• Zakład Obsługi Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie
• portal przeznaczony dla osób poszukujących danych o upadłościach, likwidacjach oraz informacji o przechowywanych aktach
• strona spółki Archiwa Opolskie zajmującej się przechowywaniem akt osobowych zlikwidowanych przedsiębiorstw
• strona spółki "Archiwa Śląskie" zajmującej się przechowywaniem akt osobowych zlikwidowanych przedsiębiorstw
• strona spółki Zakład Usług Archiwalnych Składnica zajmującej się przechowywaniem akt osobowych zlikwidowanych przedsiębiorstw
• strona firmy Emiks zajmującej się przechowywaniem akt osobowych zlikwidowanych przedsiębiorstw
• Stowarzyszenie Archiwistów Polskich, Oddział w Szczecinie
• Spółdzielczy Związek Rewizyjny "Spólnota Pracy"

Informacje o miejscach przechowywania dokumenatcji pracowniczej udziel także Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej, Oddział Informacji i Udostępniania, adres: 05-822 Milanówek, ul. Stefana Okrzei 1, skr. poczt. 164. Telefon (022) 724 78 72, fax (022) 724 82 61 wewn. 400