Informacja dla przedsiębiorców

Informacja dla przedsiębiorców chcących prowadzić działalność w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 2006, Nr 97, poz. 673 z późn. zm) stanowi, że działalność gospodarczą w zakresie przechowania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców mogą prowadzić jedynie przedsiębiorcy posiadający wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonego przez marszałków poszczególnych województw.

Uzyskanie wpisu jest uzależnione od spełnienia następujących warunków:

 1. prowadzenia działalności gospodarczej w określonej formie prawnej,

2. posiadania odpowiedniej do rozmiarów planowanej działalności bazy organizacyjno – technicznej, zapewniającej właściwe warunki przechowania i udostępniania dokumentacji,

3. posiadania regulaminu usług, które będą świadczone w ramach działalności objętej wpisem,

4. zatrudnienia do obsługi dokumentacji osób posiadających specjalistyczne wykształcenie i praktykę zawodową,

5. w skład zarządu nie wchodzą osoby karane za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów lub przeciwko mieniu.

       Marszałek województwa dokonuje wpisu do rejestru na podstawie pisemnego wniosku przedsiębiorcy z dołączonym oświadczeniem następującej treści: „Oświadczam, że dane zawarte we wniosku o wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych są kompletne i zgodne z prawdą; znane mi są i spełniam warunki wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, określone w rozdziale 4a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.”

      Przedsiębiorcy wpisanemu do rejestru jest wydawane zaświadczenie o wpisie(art. 51f. ust.1 ustawy). 

     O dokonaniu wpisu przedsiębiorcy do rejestru marszałek województwa zawiadamia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Na podstawie informacji uzyskanych od marszałków Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych prowadzi ewidencję przechowawców akt osobowych i płacowych, zwaną dalej "ewidencją" (art. 51g ustawy). Link do bazy danych:  http://ewidencja.archiwa.gov.pl/ew_index.php

Przedsiębiorca w zakresie objętym wpisem podlega kontroli marszałka województwa. Pierwszą kontrolę przedsiębiorcy wpisanego do rejestru przeprowadza się nie później niż przed upływem roku od dnia dokonania wpisu (art. 51j ustawy).

•  Forma prawna działalności

       Działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej może być prowadzona w formie spółki kapitałowej, której kapitał zakładowy jest nie niższy od 5 000 zł w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i 100 000 zł w przypadku spółki akcyjnej (art. 51a ustawy).

     Wyjątkowo działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej mogą prowadzić również spółdzielnie pracy o ile zajmowały się tego typu działalnością w dniu 31 marca 2003 r. (art. 51aa ustawy).

• Baza magazynowa

       Posiadana przez przedsiębiorcę baza magazynowa powinna zapewniać właściwe warunki przechowywania i udostępniania dokumentacji oraz należytą ochronę przed jej zniszczeniem i kradzieżą (art. 51d ust.1 pkt.1, art. 51n ustawy).

      Techniczne warunki jakie musi spełnić baza magazynowa m.in. w zakresie usytuowania budynków i pomieszczeń magazynowych, ich infrastruktury technicznej i wyposażenia określone rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. 2005, Nr 32, poz. 284).

• Regulamin usług

       Przedsiębiorca jest zobowiązany do posiadania regulaminu usług, które będą świadczone w ramach działalności objętej wpisem (art.51d ust.1 pkt.2, art. 51k ustawy).

Regulamin musi określać:  

• zakres świadczonych usług,
• zasady przyjmowania dokumentacji na przechowanie, jej ewidencjonowania i przechowywania,
• ogólne zasady zabezpieczenia dokumentacji przed osobami nieuprawnionymi,
• miejsce świadczenia usług oraz terminy ich wykonywania,
• tryb przyjmowania interesantów,
• sposób i terminy udostępniania dokumentacji,
• wysokość opłat pobieranych za usługi,
• procedury dotyczące brakowania i niszczenia dokumentacji.

• Kwalifikacje pracowników

       Do obsługi dokumentacji osobowej i płacowej polegającej gromadzeniu, ewidencjonowaniu, opracowywaniu, zabezpieczaniu i udostępnianiu przedsiębiorca jest zobowiązany zatrudnić osoby posiadające specjalistyczne wykształcenie i praktykę zawodową (art.51d ust.1 pkt.3, art. 51m ustawy).

      Wymogi w tym zakresie szczegółowo określa rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 6 czerwca 2003r. w sprawie specjalistycznego wykształcenia, praktyki zawodowej i dokumentów potwierdzających ich posiadanie, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz. U. z 2003 r. Nr 108 poz. 1016).

• Obsługa interesantów

 Przedsiębiorca ma obowiązek:

• zamieścić w swojej siedzibie informację o godzinach przyjmowania interesantów oraz formie i sposobie udzielania informacji, wydawania kopii i odpisów z przechowywanej dokumentacji,
• w lokalu, w którym przyjmowani są interesanci, udostępnić Regulamin usług,
• ustalić cennik usług i umieścić go w miejscu dostępnym dla interesantów – wysokość pobieranych opłat nie może przekroczyć maksymalnych stawek za sporządzenie kopii i odpisu określonych w rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzanie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowania (Dz. U. 2005, Nr 28, poz. 240). Link do tekstu rozporządzenia:
• wydzielić pomieszczenie lub jego część do obsługi interesantów,
• terminowego załatwiać wnioski interesantów – rejestrowane w kolejności ich wpływu; rejestracji podlegają także wydawane kopie i odpisy. Wnioski o wydanie kopii, odpisu lub odpisu z dokumentacji osobowej i płacowej powinny być załatwiane niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu miesiąca od daty ich wpływu do Przedsiębiorcy.

• Postępowanie z dokumentacją

       Dokumentację pracodawców Przedsiębiorca powinien przejmować na podstawie pisemnych cywilnoprawnych umów o przechowanie (art. 51l ustawy). Dokumentacja przed przyjęciem powinna być uporządkowana i zewidencjonowana, samo zaś jej przejęcie powinno nastąpić w trybie ustalonym w regulaminie wewnętrznym (wskazany spis zdawczo - odbiorczy).
     Po przejęciu Przedsiębiorca przekazuje do centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych wykaz pracodawców, których dokumentację przejął w danym miesiącu kalendarzowym, oraz okres, z jakiego ta dokumentacja pochodzi – w terminie do końca następnego miesiąca kalendarzowego (art. 51g ust. 6 ustawy).
      Dokumentacja powinna być przechowywana w odpowiednio oznakowanych opakowaniach jednostkowych i zbiorczych.
Przedsiębiorca powinien prowadzić wykaz posiadanej dokumentacji. W przypadku przetwarzania danych o przechowywanej dokumentacji w systemie informatycznym – należy zastosować sprzęt i oprogramowanie umożliwiające sprawne i szybkie wyszukiwanie danych oraz ich bezpieczeństwo.  Brakowanie dokumentacji może być przeprowadzone dopiero po upływie ustawowego okresu jej przechowywania; w przypadku, gdy Przedsiębiorca przechowuje dokumentację państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych – jej zniszczenie może nastąpić wyłącznie po uprzednim uzyskaniu zgody dyrektora archiwum państwowego właściwego miejscowo dla tych jednostek  . Zniszczenie dokumentacji należy potwierdzić protokołem lub zaświadczeniem.