Realizacja poszukiwań genealogicznych w archiwach państwowych

Archiwa udzielają odpowiedzi na pytania przesłane drogą pocztową, a także udostępniają w pracowniach naukowych materiały archiwalne do samodzielnego przeszukiwania. 

Do wyszukania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych służą następujące pomoce ewidencyjno-informacyjne:
przewodniki po zasobie, archiwum, spisy zespołów, inwentarze zespołów,
przewodniki po zespołach, spisy zdawczo-odbiorcze, repertoria, skorowidze, sumariusze, indeksy, informatory, katalogi tematyczne, komputerowe bazy danych, których wykaz umieszczono w internecie.

Elektroniczne spisy zespołów SEZAM i inwentarze są dostępne w internecie.

Komputerowa baza danych PRADZIAD informuje o księgach metrykalnych i stanu cywilnego, znajdujących się w zasobie archiwów państwowych i niektórych diecezjalnych.

Publikacja elektroniczna Po mieczu i po kądzieli zawiera bazy danych:

• PRADZIAD (Program Rejestracji Akt Metrykalnych i Stanu Cywilnego)
• ELA (Ewidencje Ludności w Archiwaliach)
• USC (Niemieckie Rejestry i Księgi Stanu Cywilnego w Polsce)
• NOBILITACJE (Nobilitacje i przywileje)
• EWANGELICY (Ewangelicy w Warszawie)
• PODLASIE (Właściciele ziemscy na Podlasiu)

Z bezpośredniego udostępniania materiałów archiwalnych korzystają osoby fizyczne działające we własnym imieniu albo będące upoważnionymi przedstawicielami podmiotów zainteresowanych. W odniesieniu do informacji prawnie chronionych jest również wymagane złożenie przez użytkownika pisemnego zobowiązania dotyczącego sposobu i zakresu ich wykorzystania. Po wyszukaniu sygnatury jednostki archiwalnej należy złożyć zamówienie. Archiwa państwowe po otrzymaniu rewersu realizują zamówienia najpóźniej w następnym dniu roboczym.

Archiwa państwowe udostępniają oryginały dokumentów. Jeśli materiały archiwalne, zwłaszcza akta metrykalne, mają kopie w postaci mikrofilmów, udostępniane są właśnie te kopie. Mikrofilmy te mogą być również sprowadzone na zamówienie użytkownika z archiwum przechowującego do archiwum, w którym dogodniej będzie użytkownikowi z nich korzystać.

Archiwa państwowe udostępniają materiały archiwalne bezpłatnie. Opłaty pobierane są za:

poszukiwania materiałów (w przypadku, gdy użytkownik nie podał dokładnie, o jaką jednostkę archiwalną chodzi i nie wskazał sygnatury);
wykonanie reprografii (kserokopie, fotokopie, mikrofilmy, skany, nagrania dźwiękowe).

Każde archiwum ma własny cennik świadczonych usług archiwalnych.