21 października 2009 roku w siedzibie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych odbyło się seminarium poświęcone praktyce postępowania z dokumentacją przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD), w podmiotach stosujących instrukcję kancelaryjną.

   Pokaz wybranych czynności, jakie wykonuje się w eksploatowanych u nich systemach EZD przedstawiło 6 podmiotów. Zgodnie ze scenariuszem przygotowanym przez NDAP, każdy pokaz zawierał zestaw wybranych wcześniej typowych czynności kancelaryjnych i został przedstawiony w formie audiowizualnego nagrania z ekranu komputera użytkownika systemu EZD.
Nie wymieniamy, jakie to były czynności - zachęcając do pobrania materiałów.

   Pokazy praktyki postępowania poprzedziło krótkie wystąpienie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych dr. Sławomira Radonia, który podkreślił rosnące znaczenie dokumentacji elektronicznej, i wyzwania, jakie w związku z tym stoją nie tylko przed archiwistami, ale i informatykami. Dobra praktyka prawidłowego zarządzania,  ale także i przechowywania w długim czasie wytworzonej dziś dokumentacji elektronicznej wymaga bowiem ścisłej współpracy przedstawicieli obu tych zawodów.

   Następnie dr Wojciech Wiewiórowski Dyrektor Departamentu Informatyzacji Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji przybliżył słuchaczom cele przygotowywanych nowych regulacji prawnych istotnych dla administracji, w tym zmiany w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, mające na celu ułatwienie elektronicznego zarządzania dokumentami.

   Śledząc kolejne prezentacje mieliśmy okazję zobaczyć podobieństwa i różnice jakie występują w codziennej pracy różnych podmiotów stosujących różne rozwiązania technologiczne (każdy z występujących – inne), ale muszących wykonywać te same czynności. Warto zwrócić na to uwagę zapoznając się z materiałami konferencyjnymi. Interfejsy są różne w zależności od zastosowanego oprogramowania, ale w każdym przypadku problemy z pogodzeniem dokumentacji tradycyjnej (papierowej) z elektroniczną są podobne. Papierowe dokumenty trzeba bowiem przed włączeniem do systemu EZD nie tylko skanować (wykonać odwzorowania cyfrowe), ale także opisać metadanymi. Formularze opisu wpływów pozwalające na wprowadzenie tych metadanych są bardzo do siebie podobne, wszak przecież każdy podmiot musi określić nie tylko datę wpływu, ale także nadawcę, adresata, dodać opis, itd. Być może, widząc jaka pracę trzeba włożyć w opisanie każdego wpływającego dokumentu papierowego (niezależnie kto to robi i za pomocą jakiego oprogramowania) można będzie także lepiej zrozumieć sens wymiany informacji w postaci elektronicznej.  

   Zwłaszcza jeśli taki elektroniczny wpływ miałby już odpowiednie, standardowo uporządkowane metadane. Im pełniejsze i im bliższe jakiegoś ustalonego standardu będzie opisanie powstającej dziś dokumentacji metadanymi, tym łatwiej będzie wyszukiwać materiały archiwalne następnym pokoleniom.

    Zademonstrowaną podczas seminarium praktykę warto rozpatrzeć także w kontekście ewentualnych kierunków zmian jakie powinna nieść ze sobą planowana zmiana przepisów dotyczących zasad i trybu czynności kancelaryjnych wykonywanych w niektórych podmiotach (zob. Projekt ustawy z dnia .. 2009 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne... http://bip.mswia.gov.pl/portal/bip/178/18150/. Zachęcamy do dyskusji na ten temat na forum Portalu Interoperacyjności ePUAP (zob. http://epuap.gov.pl/jforum/posts/simplelist/on/304.page#474 )

Koordynator Seminarium
Kazimierz Schmidt

 
Materiały konferencyjne (w kolejności prezentowania na seminarium).

     Ze względu na duże rozmiary materiały wizyjne do pobrania są spakowane w plikach.zip. Większość z nich stanowi plik prezentacji z podłączonymi w odpowiednich miejscach filmami pokazującymi postępowanie w urzędzie. W takim przypadku po pobraniu najlepiej rozpakować je w pustym folderze i otworzyć plik prezentacji w trybie pokazu slajdów. Materiały filmowe są w zamówionym przez organizatora formacie .avi. Prezentacje w formatach dostarczonych przez autorów.

 

Temat	Prelegenci	Materiały do pobrania
Przewidywane skutki nowelizacji ustaw o informatyzacji, podpisach elektronicznych, kpa i ustawy archiwalnej.	Wojciech Wiewiórowski - Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji	pobierz materiały 1,2 MB
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w Starostwie Powiatowym w Wołominie.	Aneta Piotrowska – Starostwo Powiatowe w Wołominie Mirosław Januszewski – Stowarzyszenia PEMI	pobierz materiały 253,2 MB
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w Urzędzie Miasta Legionowo.	Leszek Girtler – Urząd Miasta Legionowo Marcin Jorka Madkom Sp. z .o.o.	pobierz materiały plik zip 115,2 MB
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w Urzędzie Miasta Częstochowa.	Kajetan Wojsyk – Urząd Miasta Częstochowa Marek Sokołowski – Rodan S.A.	pobierz materiały plik zip 223 MB
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w Śląskim Urzędzie Wojewódzkim.	Krzysztof Kulka – Śląski Urząd Wojewódzki Andrzej Rybicki – Comarch S.A.	pobierz materiały plik zip 56,8 MB
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w Zachodniopomorskim Oddziale Wojewódzkim Narodowego Funduszu Zdrowia.	Dariusz Szut – Zachodniopomorski Oddział Wojewódzki Narodowego Funduszu Zdrowia Paweł Łesyk - IDEE Sp. J Elke Schoenemann - ELO Digital GmbH.	pobierz materiały plik zip 116,4 MB
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.	Kazimierz Schmidt - Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych Marcin Staszkiewicz - Wasko S.A.	pobierz materiały plik zip 124,2 MB

 

8 i 15 maja 2007 w Archiwum Głównym Akt Dawnych w Warszawie miało miejsce szkolenie dla pracowników archiwów mające na celu przybliżenie znaczenia rozporządzeń MSWiA wydanych na podstawie art.5 ust. 2a, 2b i 2c ustawy archiwalnej.

Materiał szkoleniowy przygotowany został przez Kazimierza Schmidta z Zakładu Naukowego Archiwistyki NDAP.

W załączeniu pliki do pobrania:

• prezentacja (format pps 2,2 MB)
• tekst (format pdf 1 MB)