Centralna Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji (CKAOD) doradza Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych i wydaje opinie w sprawach dotyczących kształtowania narodowego zasobu archiwalnego oraz gromadzenia materiałów archiwalnych.
Zarządzenie nr 35 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 3 kwietnia 2018 r.
Kadencja CKAOD w latach 2020 – 2022
Zarządzenie nr 24 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 22 października 2020 r.
CKAOD w latach 2020-2022 zajmuje się następującymi zagadnieniami:
- Wypracowaniem:
- założeń do zmiany prawa archiwalnego w zakresie zarządzania dokumentacją i nadzoru nad nią;
- rekomendacji, jak postępować z dokumentacją elektroniczną powstającą poza systemami EZD (Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją);
- wskazówek, jak wyłaniać materiały archiwalne z dokumentacji kwalifikowanej do kategorii BE (dokumentacja niearchiwalna, która po pewnym czasie podlega ekspertyzie, po której zostaje przekwalifikowana na materiały archiwalne lub wybrakowana) i jak przeprowadzać ekspertyzy archiwalne.
- Opiniowaniem aktów prawnych Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w obszarze kształtowania zasobu archiwalnego.
- Opracowaniem kryteriów archiwalnej oceny dokumentacji, ustalania materiałów archiwalnych wchodzących do państwowego oraz niepaństwowego zasobu archiwalnego, a także selekcji wytwórców materiałów archiwalnych.
- Pracą nad wypracowaniem zasad i kryteriów wartościowania dla wybranych rodzajów dokumentacji, w tym: dokumentacji wydawania paszportów oraz dokumentacji jednostek samorządu terytorialnego, wytwarzanej i gromadzonej w jednostkach samorządowych, nieustalonych jako wytwarzające materiały archiwalne.
- Opiniowaniem spraw skierowanych do Komisji i przedstawianiem wniosków w ich zakresie.
- W obszarze inicjowania i prowadzenia działań w zakresie opracowania i doskonalenia zasad kształtowania narodowego zasobu archiwalnego, w tym w zakresie nadzoru nad narodowym zasobem archiwalnym podjęte zostaną prace nad wypracowaniem:
- założeń do zmiany prawa archiwalnego w zakresie zarządzania dokumentacją w jednostkach organizacyjnych i nadzoru nad nią;
- rekomendacji dotyczących sposobów postępowania z dokumentacją elektroniczną powstającą w jednostkach organizacyjnych poza systemami klasy EZD;
- wskazówek w zakresie sposobu wyłaniania materiałów archiwalnych z dokumentacji kwalifikowanej do kategorii BE, w tym sposobu przeprowadzania ekspertyz archiwalnych tej dokumentacji.
Ponadto CKAOD dostrzega potrzebę wprowadzenia dodatkowych regulacji w zakresie ewidencji jednostek w systemie NiKA i ich dostosowania do aktualnych potrzeb. Prace, które prowadzone byłyby wspólnie z Departamentem Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, dotyczyłyby głównie aktualizacji typologii podmiotów wprowadzanych do ewidencji, a także odzwierciedlania w ewidencji następców prawnych oraz przechowawców dokumentacji nieistniejących jednostek państwowych i samorządowych.
- W zakresie weryfikacji i opiniowania w zakresie obowiązujących decyzji i zarządzeń Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, w tym zgłaszanie koniecznych zmian do tych przepisów prace CKAOD obejmą opiniowanie aktów prawnych Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w obszarze kształtowania zasobu archiwalnego. Ponadto w wypadku stwierdzenia w toku pozostałych prac konieczności zmian aktów normatywnych Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych CKAOD będzie zgłaszać wnioski w tym zakresie.
- W zakresie zadań: opracowywanie i przedstawianie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych kryteriów:
- archiwalnej oceny dokumentacji,
- ustalania materiałów archiwalnych wchodzących do państwowego zasobu archiwalnego,
- ustalania materiałów archiwalnych wchodzących do niepaństwowego zasobu archiwalnego,
- selekcji wytwórców materiałów archiwalnych
oraz opracowywanie i przedstawianie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych wniosków i opinii w zakresie wartościowania dokumentacji znajdującej się w:
- archiwach państwowych, w tym wspieranie w szczególnie uzasadnionych przypadkach archiwów państwowych w procesie brakowania dokumentacji z zasobu własnego,
- w organach państwowych, państwowych jednostkach organizacyjnych, organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych,
- w organach i jednostkach organizacyjnych ze sfery niepaństwowego zasobu archiwalnego.
Komisja podejmie prace nad wypracowaniem zasad i kryteriów wartościowania dla wybranych rodzajów dokumentacji, w tym:
- dokumentacji wydawania paszportów,
- dokumentacji realizacji zadań jednostek samorządu terytorialnego, wytwarzanej i gromadzonej w jednostkach samorządowych, nie ustalonych jako wytwarzające materiały archiwalne.
W przypadku zakończenia prac dotyczących ww. tematów CKAOD zajmie się kwalifikacją dokumentacji organizacji społecznych (stowarzyszeń, fundacji, spółdzielni itp.).
W zakresie selekcji twórców CKAOD planuje poddać analizie kwestię zasadności ujmowania urzędów stanu cywilnego jako odrębnych jednostek w ewidencji jednostek wytwarzających materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego.
- W zakresie zadań opracowywania i przedstawiania Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych wniosków, opinii i analiz w zakresie gromadzenia materiałów archiwalnych oraz rozpatrywania i opiniowania innych spraw z zakresu działania CKAOD wniesionych do CKAOD, CKAOD będzie opiniować sprawy do niej skierowane i przedstawiać wnioski w tym zakresie.