Centralna Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji

1. W obszarze inicjowania i prowadzenia działań w zakresie opracowania i doskonalenia zasad kształtowania narodowego zasobu archiwalnego, w tym w zakresie nadzoru nad narodowym zasobem archiwalnym podjęte zostaną prace nad wypracowaniem:

• założeń do zmiany prawa archiwalnego w zakresie zarządzania dokumentacją w jednostkach organizacyjnych i nadzoru nad nią;
• rekomendacji dotyczących sposobów postępowania z dokumentacją elektroniczną powstającą w jednostkach organizacyjnych poza systemami klasy EZD;
• wskazówek w zakresie sposobu wyłaniania materiałów archiwalnych z dokumentacji kwalifikowanej do kategorii BE, w tym sposobu przeprowadzania ekspertyz archiwalnych tej dokumentacji.

Ponadto CKAOD dostrzega potrzebę wprowadzenia dodatkowych regulacji w zakresie ewidencji jednostek w systemie NiKA i ich dostosowania do aktualnych potrzeb. Prace, które prowadzone byłyby wspólnie z Departamentem Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, dotyczyłyby głównie aktualizacji typologii podmiotów wprowadzanych do ewidencji, a także odzwierciedlania w ewidencji następców prawnych oraz przechowawców dokumentacji nieistniejących jednostek państwowych i samorządowych.

2. W zakresie weryfikacji i opiniowania w zakresie obowiązujących decyzji i zarządzeń Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, w tym zgłaszanie koniecznych zmian do tych przepisów prace CKAOD obejmą opiniowanie aktów prawnych Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w obszarze kształtowania zasobu archiwalnego. Ponadto w wypadku stwierdzenia w toku pozostałych prac konieczności zmian aktów normatywnych Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych CKAOD będzie zgłaszać wnioski w tym zakresie.
3. W zakresie zadań: opracowywanie i przedstawianie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych kryteriów:

• archiwalnej oceny dokumentacji,
• ustalania materiałów archiwalnych wchodzących do państwowego zasobu archiwalnego,
• ustalania materiałów archiwalnych wchodzących do niepaństwowego zasobu archiwalnego,
• selekcji wytwórców materiałów archiwalnych

oraz opracowywanie i przedstawianie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych wniosków i opinii w zakresie wartościowania dokumentacji znajdującej się w:

• archiwach państwowych, w tym wspieranie w szczególnie uzasadnionych przypadkach archiwów państwowych w procesie brakowania dokumentacji z zasobu własnego,
• w organach państwowych, państwowych jednostkach organizacyjnych, organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych,
• w organach i jednostkach organizacyjnych ze sfery niepaństwowego zasobu archiwalnego.

Komisja podejmie prace nad wypracowaniem zasad i kryteriów wartościowania dla wybranych rodzajów dokumentacji, w tym:

• dokumentacji wydawania paszportów,
• dokumentacji realizacji zadań jednostek samorządu terytorialnego, wytwarzanej i gromadzonej w jednostkach samorządowych, nie ustalonych jako wytwarzające materiały archiwalne.

W przypadku zakończenia prac dotyczących ww. tematów CKAOD zajmie się kwalifikacją dokumentacji organizacji społecznych (stowarzyszeń, fundacji, spółdzielni itp.).

W zakresie selekcji twórców CKAOD planuje poddać analizie kwestię zasadności ujmowania urzędów stanu cywilnego jako odrębnych jednostek w ewidencji jednostek wytwarzających materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego.

4. W zakresie zadań opracowywania i przedstawiania Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych wniosków, opinii i analiz w zakresie gromadzenia materiałów archiwalnych oraz rozpatrywania i opiniowania innych spraw z zakresu działania CKAOD wniesionych do CKAOD, CKAOD będzie opiniować sprawy do niej skierowane i przedstawiać wnioski w tym zakresie.