Skip to content Search engine

Centralna Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji

Centralna Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji (CKAOD) doradza Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych i wydaje opinie w sprawach dotyczących kształtowania narodowego zasobu archiwalnego oraz gromadzenia materiałów archiwalnych.

Zarządzenie nr 35 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 3 kwietnia 2018 r.

Kadencja CKAOD w latach 2020 – 2022

Skład CKAOD :
przewodnicząca:
Katarzyna Jaskółka – Leśniak
Archiwum Narodowe w Krakowie
wiceprzewodnicząca:
Agnieszka Jacek
Archiwum Państwowe w Rzeszowie
sekretarz:
Joanna Landowska
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
Sebastian Czerniak
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa – Państwowy Instytut Badawczy
Monika Kowzon –Świtalska
Narodowe Archiwum Cyfrowe
Łukasz Kozłowski
Archiwum Państwowe w Szczecinie
Katarzyna Piechowska
Ministerstwo Infrastruktury
Joanna Racka
Archiwum Akt Nowych
Robert Skobelski
Uniwersytet Zielonogórski
Agnieszka Wojciechowska
Archiwum Państwowe w Płocku
Grzegorz Zabielski
Urząd Miasta Lublin

Zarządzenie nr 24 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 22 października 2020 r.

CKAOD w latach 2020-2022 zajmuje się następującymi zagadnieniami:

  1. Wypracowaniem:
    • założeń do zmiany prawa archiwalnego w zakresie zarządzania dokumentacją i nadzoru nad nią;
    • rekomendacji, jak postępować z dokumentacją elektroniczną powstającą poza systemami EZD (Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją);
    • wskazówek, jak wyłaniać materiały archiwalne z dokumentacji kwalifikowanej do kategorii BE (dokumentacja niearchiwalna, która po pewnym czasie podlega ekspertyzie, po której zostaje przekwalifikowana na materiały archiwalne lub wybrakowana) i jak przeprowadzać ekspertyzy archiwalne.
  2. Opiniowaniem aktów prawnych Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w obszarze kształtowania zasobu archiwalnego.
  3. Opracowaniem kryteriów archiwalnej oceny dokumentacji, ustalania materiałów archiwalnych wchodzących do państwowego oraz niepaństwowego zasobu archiwalnego, a także selekcji wytwórców materiałów archiwalnych.
  4. Pracą nad wypracowaniem zasad i kryteriów wartościowania dla wybranych rodzajów dokumentacji, w tym: dokumentacji wydawania paszportów oraz dokumentacji jednostek samorządu terytorialnego, wytwarzanej i gromadzonej w jednostkach samorządowych, nieustalonych jako wytwarzające materiały archiwalne.
  5. Opiniowaniem spraw skierowanych do Komisji i przedstawianiem wniosków w ich zakresie.
  1. W obszarze inicjowania i prowadzenia działań w zakresie opracowania i doskonalenia zasad kształtowania narodowego zasobu archiwalnego, w tym w zakresie nadzoru nad narodowym zasobem archiwalnym podjęte zostaną prace nad wypracowaniem:
  • założeń do zmiany prawa archiwalnego w zakresie zarządzania dokumentacją w jednostkach organizacyjnych i nadzoru nad nią;
  • rekomendacji dotyczących sposobów postępowania z dokumentacją elektroniczną powstającą w jednostkach organizacyjnych poza systemami klasy EZD;
  • wskazówek w zakresie sposobu wyłaniania materiałów archiwalnych z dokumentacji kwalifikowanej do kategorii BE, w tym sposobu przeprowadzania ekspertyz archiwalnych tej dokumentacji.

Ponadto CKAOD dostrzega potrzebę wprowadzenia dodatkowych regulacji w zakresie ewidencji jednostek w systemie NiKA i ich dostosowania do aktualnych potrzeb. Prace, które prowadzone byłyby wspólnie z Departamentem Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, dotyczyłyby głównie aktualizacji typologii podmiotów wprowadzanych do ewidencji, a także odzwierciedlania w ewidencji następców prawnych oraz przechowawców dokumentacji nieistniejących jednostek państwowych i samorządowych.

  1. W zakresie weryfikacji i opiniowania w zakresie obowiązujących decyzji i zarządzeń Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, w tym zgłaszanie koniecznych zmian do tych przepisów prace CKAOD obejmą opiniowanie aktów prawnych Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w obszarze kształtowania zasobu archiwalnego. Ponadto w wypadku stwierdzenia w toku pozostałych prac konieczności zmian aktów normatywnych Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych CKAOD będzie zgłaszać wnioski w tym zakresie.
  2. W zakresie zadań: opracowywanie i przedstawianie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych kryteriów:
  • archiwalnej oceny dokumentacji,
  • ustalania materiałów archiwalnych wchodzących do państwowego zasobu archiwalnego,
  • ustalania materiałów archiwalnych wchodzących do niepaństwowego zasobu archiwalnego,
  • selekcji wytwórców materiałów archiwalnych

oraz opracowywanie i przedstawianie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych wniosków i opinii w zakresie wartościowania dokumentacji znajdującej się w:

  • archiwach państwowych, w tym wspieranie w szczególnie uzasadnionych przypadkach archiwów państwowych w procesie brakowania dokumentacji z zasobu własnego,
  • w organach państwowych, państwowych jednostkach organizacyjnych, organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych,
  • w organach i jednostkach organizacyjnych ze sfery niepaństwowego zasobu archiwalnego.

Komisja podejmie prace nad wypracowaniem zasad i kryteriów wartościowania dla wybranych rodzajów dokumentacji, w tym:

  • dokumentacji wydawania paszportów,
  • dokumentacji realizacji zadań jednostek samorządu terytorialnego, wytwarzanej i gromadzonej w jednostkach samorządowych, nie ustalonych jako wytwarzające materiały archiwalne.

W przypadku zakończenia prac dotyczących ww. tematów CKAOD zajmie się kwalifikacją dokumentacji organizacji społecznych (stowarzyszeń, fundacji, spółdzielni itp.).

W zakresie selekcji twórców CKAOD planuje poddać analizie kwestię zasadności ujmowania urzędów stanu cywilnego jako odrębnych jednostek w ewidencji jednostek wytwarzających materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego.

  1. W zakresie zadań opracowywania i przedstawiania Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych wniosków, opinii i analiz w zakresie gromadzenia materiałów archiwalnych oraz rozpatrywania i opiniowania innych spraw z zakresu działania CKAOD wniesionych do CKAOD, CKAOD będzie opiniować sprawy do niej skierowane i przedstawiać wnioski w tym zakresie.