EZD informacje ogólne

EZD informacje ogólne

DrukujDrukuj - wersja mobilna

 

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją to system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej, realizowany w ramach systemu teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.). W EZD wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w ramach ww. systemu teleinformatycznego, w szczególności dotyczy to: prowadzenia rejestru przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw, dokonywania rozdziału przesyłek, sporządzania projektów pism i przekazywania ich do akceptacji, wykonywania dekretacji, akceptacji pism przez podpisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym, gromadzenia wszelkich dokumentów w postaci elektronicznej, mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, w tym także wiadomości poczty elektronicznej, opinii, notatek. Punkt kancelaryjny, którym może być także referent, dokonuje rejestracji przesyłek lub innej dokumentacji w systemie EZD, opisując każdą z nich zestawem metadanych, czyli usystematyzowanych informacji, ułatwiających wyszukiwanie, kontrolę, przechowywanie oraz zarządzanie dokumentacją. Zestaw metadanych ma także każda sprawa, którą zakłada się i w ramach której gromadzi się dokumenty elektroniczne związane z realizacją tej sprawy. Proces dodawania metadanych jest wspomagany przez system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją w tym część metadanych jest dodawana całkowicie automatycznie.

EZD zakłada zatem, że pracownicy wykonują swoje zadania związane z realizacją spraw przede wszystkim w środowisku systemu teleinformatycznego, bez potrzeby korzystania z dokumentacji w jej pierwotnej postaci nieelektronicznej, o ile taka była.

W przypadku wytworzenia lub wpływu dokumentu w postaci innej niż elektroniczna, wykonuje się jego odwzorowanie cyfrowe, czyli kopię elektroniczną, która umożliwia zapoznanie się z treścią dokumentu, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru. W przypadku dokumentów elektronicznych wprowadza się je bezpośrednio do systemu. Ponieważ w systemie EZD nie zakłada się teczek aktowych dla dokumentacji poszczególnych spraw, dla przechowywania dokumentacji nieeelektronicznej tworzy się skład chronologiczny, czyli uporządkowany zbiór tej dokumentacji, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD. W ramach składu czyni się rozdział dokumentacji na taką, dla której wykonano całkowite odwzorowanie cyfrowe oraz dla której, np. z przyczyn technicznych, odwzorowanie zostało wykonane częściowo lub nie zostało wykonane wcale.

Dla dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD funkcję archiwum zakładowego spełnia system EZD lub jego moduł.

System EZD nie ma więc charakteru wspomagającego w kancelarii tradycyjnej, tylko charakter podstawowy, co oznacza, że całość dokumentacji akt spraw jest prowadzona i przechowywana w systemie w postaci elektronicznej.

Charakter wspomagający mają natomiast narzędzia informatyczne w systemie tradycyjnym, w którym wykonywanie czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw, gromadzenie i tworzenie dokumentacji następuje w postaci nieelektronicznej, najczęściej papierowej. W takim systemie dopuszcza się możliwość korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w postaci papierowej, tj. w celu prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw lub innej ewidencji; udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz podmiotu pomiędzy pracownikami, przesyłania przesyłek, dokonania dekretacji, pod warunkiem wykonania następnie dekretacji zastępczej na dokumencie papierowym.

W systemie tradycyjnym całość dokumentacji akt spraw jest gromadzona w postaci papierowej, zatem dokumentacja wytwarzana lub napływająca w postaci elektronicznej czy też spisy spraw prowadzone w informatycznym narzędziu wspomagającym, muszą być drukowane i załączane do teczek akt spraw. Jeżeli wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej jest niemożliwe lub nie jest zasadne, drukuje się tylko część przesyłki lub sporządza się notatkę o przyjętej przesyłce.

Zarówno w systemie EZD jak i tradycyjnym możliwe jest wskazanie wyjątków od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć. Wyłączenie to powinno być uzasadnione przepisami prawa, wykorzystaniem dedykowanego systemu teleinformatycznego, przyczynami organizacyjno-technicznymi lub usprawnieniem sposobu załatwiania spraw. Jeżeli ustanawia się wyjątek w systemie EZD dla dokumentacji papierowej możliwe jest wykorzystanie narzędzi informatycznych lub systemu teleinformatycznego do obsługi dokumentacji będącej częścią akt tych spraw.

Dokonanie wyboru podstawowego sposobu dokumentowania załatwiania spraw powinno znaleźć odzwierciedlenie w brzmieniu przepisów kancelaryjnych i archiwalnych.

Genezą systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją (dalej EZD) była między innymi potrzeba podmiotów publicznych radzenia sobie z narastającą liczbą wpływającej do nich różnorodnej korespondencji (papierowa, elektroniczna). Impulsem w tym zakresie były coraz lepsze systemy teleinformatyczne, które nie tylko pozwalały na rejestrację napływającej i wychodzącej dokumentacji, ale także na zamieszczanie w nich samej dokumentacji. Istniała jednak potrzeba sprowadzenia korespondencji w różnej postaci do jednej – elektronicznej. To właśnie dzięki kontrolowanemu, realizowanemu w ramach określonego i powtarzalnego trybu, procesowi wykonywania odwzorowań cyfrowych z napływającej korespondencji papierowej, podmiot wykorzystujący system EZD może sprowadzić całość dokumentacji do postaci elektronicznej i na dodatek być pewnym, że odwzorowania cyfrowe są wiarygodne, tj. że ich treść jest identyczna z pierwowzorem papierowym. Jednocześnie wpływające i wytwarzane dokumenty elektroniczne trafiają do systemu EZD w takiej postaci, w jakiej wpłynęły lub zostały wytworzone, a posiadacz systemu sam nie tworzy dokumentów papierowych, jeżeli jest to tylko możliwe.

W efekcie znacząco skraca się czas odnajdywania potrzebnej dokumentacji, ułatwiona jest kontrola terminowości załatwiania spraw, wzrasta sprawność podmiotu i transparentność jego działań.

Z powyższych powodów systemy EZD wdraża się nie czekając na to, aż elektroniczna wymiana korespondencji całkowicie zastąpi tradycyjną (papierową). Mimo bowiem licznych wysiłków zachęcających do posługiwania się dokumentem elektronicznym oraz oddawania kolejnych wyspecjalizowanych usług elektronicznych do załatwiania określonych spraw, praktyka pokazuje, że jeszcze przez długi czas będziemy mieli do czynienia z dokumentacją hybrydową, papierowo-elektroniczną.

Ustawa z dnia 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 40, poz. 230) dała dodatkowy impuls dla wdrażania systemów EZD, ponieważ zostały usunięte przeszkody formalnoprawne wymagające tworzenia akt spraw w postaci tradycyjnej (papierowej). Jedną ze zmienionych tym aktem ustaw była ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.), w której w art. 6, w nowym ustępie 2b, zamieszczono upoważnienie dla Prezesa Rady Ministrów, aby na wniosek ministra właściwego do spraw administracji publicznej oraz ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, określił w drodze rozporządzenia :


W rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14 poz. 67 i Nr 27 poz. 140 – zwane dalej „rozporządzeniem z dnia 18 stycznia 2011 r.”) dotyczącym organów gmin i związków międzygminnych, organów powiatu, organów samorządu województwa i organów zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędów obsługujących te organy, znalazła się oczekiwana formalna podstawa pozwalająca na tworzenie akt spraw tylko w systemie EZD - bez potrzeby równoległego tworzenia akt na papierze, a co za tym idzie kosztownego utrzymywania modelu podwójnego zarządzania dokumentacją tej samej sprawy.

Także inne podmioty nieobjęte rozporządzeniem z dnia 18 stycznia 2011 r., zachęcone przyjętymi w nim rozwiązaniami zaczęły wdrażać w życie instrukcje kancelaryjne pozwalające na ograniczenie tworzonej dokumentacji papierowej.