-A
+A

Uncategorised

 

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją to system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej, realizowany w ramach systemu teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.). W EZD wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w ramach ww. systemu teleinformatycznego, w szczególności dotyczy to: prowadzenia rejestru przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw, dokonywania rozdziału przesyłek, sporządzania projektów pism i przekazywania ich do akceptacji, wykonywania dekretacji, akceptacji pism przez podpisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym, gromadzenia wszelkich dokumentów w postaci elektronicznej, mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, w tym także wiadomości poczty elektronicznej, opinii, notatek. Punkt kancelaryjny, którym może być także referent, dokonuje rejestracji przesyłek lub innej dokumentacji w systemie EZD, opisując każdą z nich zestawem metadanych, czyli usystematyzowanych informacji, ułatwiających wyszukiwanie, kontrolę, przechowywanie oraz zarządzanie dokumentacją. Zestaw metadanych ma także każda sprawa, którą zakłada się i w ramach której gromadzi się dokumenty elektroniczne związane z realizacją tej sprawy. Proces dodawania metadanych jest wspomagany przez system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją w tym część metadanych jest dodawana całkowicie automatycznie.

EZD zakłada zatem, że pracownicy wykonują swoje zadania związane z realizacją spraw przede wszystkim w środowisku systemu teleinformatycznego, bez potrzeby korzystania z dokumentacji w jej pierwotnej postaci nieelektronicznej, o ile taka była.

W przypadku wytworzenia lub wpływu dokumentu w postaci innej niż elektroniczna, wykonuje się jego odwzorowanie cyfrowe, czyli kopię elektroniczną, która umożliwia zapoznanie się z treścią dokumentu, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru. W przypadku dokumentów elektronicznych wprowadza się je bezpośrednio do systemu. Ponieważ w systemie EZD nie zakłada się teczek aktowych dla dokumentacji poszczególnych spraw, dla przechowywania dokumentacji nieeelektronicznej tworzy się skład chronologiczny, czyli uporządkowany zbiór tej dokumentacji, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD. W ramach składu czyni się rozdział dokumentacji na taką, dla której wykonano całkowite odwzorowanie cyfrowe oraz dla której, np. z przyczyn technicznych, odwzorowanie zostało wykonane częściowo lub nie zostało wykonane wcale.

Dla dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD funkcję archiwum zakładowego spełnia system EZD lub jego moduł.

System EZD nie ma więc charakteru wspomagającego w kancelarii tradycyjnej, tylko charakter podstawowy, co oznacza, że całość dokumentacji akt spraw jest prowadzona i przechowywana w systemie w postaci elektronicznej.

Charakter wspomagający mają natomiast narzędzia informatyczne w systemie tradycyjnym, w którym wykonywanie czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw, gromadzenie i tworzenie dokumentacji następuje w postaci nieelektronicznej, najczęściej papierowej. W takim systemie dopuszcza się możliwość korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w postaci papierowej, tj. w celu prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw lub innej ewidencji; udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz podmiotu pomiędzy pracownikami, przesyłania przesyłek, dokonania dekretacji, pod warunkiem wykonania następnie dekretacji zastępczej na dokumencie papierowym.

W systemie tradycyjnym całość dokumentacji akt spraw jest gromadzona w postaci papierowej, zatem dokumentacja wytwarzana lub napływająca w postaci elektronicznej czy też spisy spraw prowadzone w informatycznym narzędziu wspomagającym, muszą być drukowane i załączane do teczek akt spraw. Jeżeli wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej jest niemożliwe lub nie jest zasadne, drukuje się tylko część przesyłki lub sporządza się notatkę o przyjętej przesyłce.

Zarówno w systemie EZD jak i tradycyjnym możliwe jest wskazanie wyjątków od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć. Wyłączenie to powinno być uzasadnione przepisami prawa, wykorzystaniem dedykowanego systemu teleinformatycznego, przyczynami organizacyjno-technicznymi lub usprawnieniem sposobu załatwiania spraw. Jeżeli ustanawia się wyjątek w systemie EZD dla dokumentacji papierowej możliwe jest wykorzystanie narzędzi informatycznych lub systemu teleinformatycznego do obsługi dokumentacji będącej częścią akt tych spraw.

Dokonanie wyboru podstawowego sposobu dokumentowania załatwiania spraw powinno znaleźć odzwierciedlenie w brzmieniu przepisów kancelaryjnych i archiwalnych.

Genezą systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją (dalej EZD) była między innymi potrzeba podmiotów publicznych radzenia sobie z narastającą liczbą wpływającej do nich różnorodnej korespondencji (papierowa, elektroniczna). Impulsem w tym zakresie były coraz lepsze systemy teleinformatyczne, które nie tylko pozwalały na rejestrację napływającej i wychodzącej dokumentacji, ale także na zamieszczanie w nich samej dokumentacji. Istniała jednak potrzeba sprowadzenia korespondencji w różnej postaci do jednej – elektronicznej. To właśnie dzięki kontrolowanemu, realizowanemu w ramach określonego i powtarzalnego trybu, procesowi wykonywania odwzorowań cyfrowych z napływającej korespondencji papierowej, podmiot wykorzystujący system EZD może sprowadzić całość dokumentacji do postaci elektronicznej i na dodatek być pewnym, że odwzorowania cyfrowe są wiarygodne, tj. że ich treść jest identyczna z pierwowzorem papierowym. Jednocześnie wpływające i wytwarzane dokumenty elektroniczne trafiają do systemu EZD w takiej postaci, w jakiej wpłynęły lub zostały wytworzone, a posiadacz systemu sam nie tworzy dokumentów papierowych, jeżeli jest to tylko możliwe.

W efekcie znacząco skraca się czas odnajdywania potrzebnej dokumentacji, ułatwiona jest kontrola terminowości załatwiania spraw, wzrasta sprawność podmiotu i transparentność jego działań.

Z powyższych powodów systemy EZD wdraża się nie czekając na to, aż elektroniczna wymiana korespondencji całkowicie zastąpi tradycyjną (papierową). Mimo bowiem licznych wysiłków zachęcających do posługiwania się dokumentem elektronicznym oraz oddawania kolejnych wyspecjalizowanych usług elektronicznych do załatwiania określonych spraw, praktyka pokazuje, że jeszcze przez długi czas będziemy mieli do czynienia z dokumentacją hybrydową, papierowo-elektroniczną.

Ustawa z dnia 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 40, poz. 230) dała dodatkowy impuls dla wdrażania systemów EZD, ponieważ zostały usunięte przeszkody formalnoprawne wymagające tworzenia akt spraw w postaci tradycyjnej (papierowej). Jedną ze zmienionych tym aktem ustaw była ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.), w której w art. 6, w nowym ustępie 2b, zamieszczono upoważnienie dla Prezesa Rady Ministrów, aby na wniosek ministra właściwego do spraw administracji publicznej oraz ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, określił w drodze rozporządzenia :

  • instrukcję kancelaryjną określającą szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach obsługujących organy jednostek samorządu terytorialnego i ich związki;
  • sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych rzeczowych wykazów akt;
  • instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych określającą w szczególności zasady i tryb postępowania z dokumentacją w archiwum. 


W rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14 poz. 67 i Nr 27 poz. 140 – zwane dalej „rozporządzeniem z dnia 18 stycznia 2011 r.”) dotyczącym organów gmin i związków międzygminnych, organów powiatu, organów samorządu województwa i organów zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędów obsługujących te organy, znalazła się oczekiwana formalna podstawa pozwalająca na tworzenie akt spraw tylko w systemie EZD - bez potrzeby równoległego tworzenia akt na papierze, a co za tym idzie kosztownego utrzymywania modelu podwójnego zarządzania dokumentacją tej samej sprawy.

Także inne podmioty nieobjęte rozporządzeniem z dnia 18 stycznia 2011 r., zachęcone przyjętymi w nim rozwiązaniami zaczęły wdrażać w życie instrukcje kancelaryjne pozwalające na ograniczenie tworzonej dokumentacji papierowej.

W dniach 8 i 15 maja 2007 r. w Archiwum Głównym Akt Dawnych w Warszawie miało miejsce szkolenie dla pracowników archiwów mające na celu przybliżenie znaczenia rozporządzeń MSWiA wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a, 2b i 2c ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Materiał szkoleniowy przygotowany został przez Kazimierza Schmidta z Zakładu Naukowego Archiwistyki NDAP.

W załączeniu pliki do pobrania:

Obecnie serwis szukajwarchiwach.gov.pl oferuje ponad 37 mln cyfrowych kopii dokumentów pochodzących z zasobu archiwów państwowych i innych instytucji pamięci. Oprócz aktów stanu cywilnego i ksiąg metrykalnych z tysięcy miejscowości w Polsce oraz ewidencji mieszkańców (m.in. Krakowa, Poznania i Łodzi) czy archiwów rodowych, które stanowią cenne źródło informacji do badań nad historią rodzinną, w serwisie można zapoznać się m.in. z aktami miast, dokumentacją Rządu RP na uchodźstwie, Biura Odbudowy Stolicy, Rozgłośni Polskiej „Radia Wolna Europa”, dotyczącymi hitlerowskich obozów koncentracyjnych i łódzkiego getta.

Założeniem serwisu szukajwarchiwach.pl jest jego pełna dostępność i otwartość; korzystanie z niego jest bezpłatne i nie wymaga logowania. Kopie dokumentów, o ile nie zastrzeżono inaczej w opisach lub na samych kopiach cyfrowych, mogą być w dowolny sposób wykorzystywane. Serwis prowadzi Narodowe Archiwum Cyfrowe.

Serwis Szukaj w Archiwach powstał w 2009 r. W 2018 roku z serwisu skorzystało ponad 500 tys. użytkowników, a liczba odsłon to sięgnęła 36,3 mln. W miarę uzupełnienia serwisu rośnie liczba i długość sesji. Najwięcej użytkowników pochodzi z Polski (73%), Niemiec, Stanów Zjednoczonych, Francji i Wielkiej Brytanii.

 

 

Wybrane zespoły archiwalne opublikowane w serwisie szukajwarchiwach.pl wraz z odnośnikami

 

Archiwum Akt Nowych

m.in. dokumentacja:

Tymczasowej Rady Stanu, powołanej podczas I wojny światowej przez niemieckie i austro-węgierskie władze okupacyjne jako polski organ doradczy przy tworzeniu instytucji państwowych w Królestwie Polskim

Ministerstwa Wyznań Religijnych i Oświecenia Publicznego z lat 1917-1939

Komendy Głównej Policji Państwowej w Warszawie z lat 1919-1939

Rządu RP na uchodźstwie
w  tym :
Ministerstwa Odbudowy Administracji Publicznej
Ministerstwa Informacji i Dokumentacji
Ministerstwa Prac Kongresowych Rządu RP
w którym działał m.in. Wydział Rewindykacji Strat Kulturowych

Delegacji RP przy Lidze Narodów w Genewie z lat 1920-1940

Komitetu Narodowego Polski w Paryżu - ośrodka akcji politycznej i propagandowej środowisk endecji i konserwatystów powołanej w 1917 r. z zadaniem reprezentacji interesów polskich wobec państw zachodnich

gen. Bolesława Wieniawy-Długoszowskiego - osobistego adiutanta marszałka Józefa Piłsudskiego

dotyczące hitlerowskich obozów koncentracyjnych, zawierające m.in. wspomnienia więźniów

dotyczące oficerskich obozów polskich jeńców wojennych

 Archiwum Główne Akt Dawnych

księgi miast

Narodowe Archiwum Cyfrowe

dokumentacja Rozgłośni Polskiej „Radia Wolna Europa” z lat 1963-1994

Archiwum Państwowe w Białymstoku

Archiwum Państwowe w Białymstoku Oddział w Łomży

Archiwum Państwowe w Bydgoszczy

Archiwum Państwowe w Bydgoszczy Oddział w Inowrocławiu

Archiwum Państwowe w Częstochowie

Archiwum Państwowe w Elblągu z siedziba w Malborku

Archiwum Państwowe w Gdańsku

m.in. dokumentacja Prezydium Policji w Gdańsku (karty meldunkowe od liter A do K z lat 1840-1923)

Archiwum Państwowe w Gorzowie Wielkopolskim
m.in. księgi metrykalne gmin ewangelickich:

Archiwum Państwowe w Kaliszu
głównie akty stanu cywilnego

Archiwum Państwowe w Katowicach
oprócz aktów stanu cywilnego m.in. dokumentacja :

Polskiego Komisariatu Plebiscytowego dla Górnego Śląska w Bytomiu z lat 1920-1921
Sejmu Śląskiego w Katowicach z lat 1922-1939
Związku Powstańców Śląskich z lat 1923-1939

Archiwum Państwowe w Katowicach Oddział w Gliwicach

Archiwum Państwowe w Katowicach Oddział w Pszczynie

Archiwum Państwowe w Kielcach
głównie akty stanu cywilnego

Archiwum Państwowe w Koszalinie
głównie akty stanu cywilnego

Archiwum Narodowe w Krakowie

oprócz aktów stanu cywilnego m.in.:

spis ludności Krakowa z 1900 r.

archiwum Dzikowskie, które tworzą dokumenty rodu Tarnowskich z lat 1310 -1951

kataster galicyjski, stanowiący źródlo informacji o rozwoju osadnictwa, stosunkach gospodarczych i zagospodarowaniu przestrzennym Krakowa i Galicji

archiwum miasta Kleparza z lat 1440-1843

archiwum miasta Kazimierza z lat 1369-1817

archiwum księdza Ludwika Ruczki z lat 1848-1945, który zasłużył się pomocą dla Sybiraków

Archiwum Państwowe w Lesznie
akty stanu cywilnego wybranych miejscowości

Archiwum Państwowe w Lublinie
oprócz ksiąg metrykalnych i aktów stanu cywilnego

akta miasta Lublina z lat 1317-1960 w tym:

akta Kancelarii Rady Miejskiej z lat 1501-1800

spisy ludności oraz akta mieszkańców miasta z przełomu XVII i  XVIII wieków dotyczące m.in. transakcji finansowych

akta relacji zawierające oblaty przywilejów królewskich, miejskich i cechowych, instrukcji sejmowych czy taks regulujących miary, wagi i ceny artykułów

Deputacja Szlacheckiej Guberni Lubelskiej

Dokumentacja Trybunału Koronnego Lubelskiego z lat 1579 – 1811, rozpatrującego apelacje spraw cywilnych z sądów niższej instancji:

Akta miast:

Zamościa z lat 1581-1823
Bełżyc z lat 1464-1869
Uchania z lat 1484-1811

Szkoła Elementarna w Urzędowie - NOWE

Towarzystwo Rolnicze Hrubieszowskie - NOWE

Związek Walki Zbrojnej - Armia Krajowa Okręg Lubli

Archiwum Państwowe w Łodzi
m.in. dokumenty:

Rządu Gubernialnego Piotrkowskiego utworzonego w 1866 r. do zarządzania nowo utworzoną jednostką administracyjną w Królestwie Polskim, w skład której weszły powiaty m.in. łódzki, częstochowski i piotrkowski. 

W serwisie opublikowane zostały dokumenty Wydziału Budowlanego, wśród których znadują się projekty kamienic budowanych przy ulicy Piotrkowskiej na przełowie wieków XIX i XX m.in.:
http://www.szukajwarchiwach.pl/39/1/0/4/132/str/1/2/15#tabSkany
http://www.szukajwarchiwach.pl/39/1/0/4/2712#tabSkany
http://www.szukajwarchiwach.pl/39/1/0/4/14939#tabSkany

Głównego Komitetu Obywatelskiego m. Łodzi, który powstał w początkach sierpnia 1914 r., po ewakuacji władz rosyjskich, w celu pełnienia roli administracji miejskiej (do czasu wkroczenia do Łodzi wojsk niemieckich). Tworzyli go przedstawiciele przemysłowców oraz inteligencji związanej z przemysłem

Spisy ludności z lat 1916-1921

Przełożonego Starszeństwa Żydów w Getcie Łódzkim z lat 1939-1944, który sprawował w getcie funkcje administracyjne

Archiwum Państwowe w Opolu
księgi metrykalne i akty stanu cywilnego

Archiwum Państwowe w Olsztynie

dokumentacja Urzędu Konserwatora Zabytków Sztuki i Historii Prowincji Prus Wschodnich z lat 1650-1944, który zajmował się m.in. inwentaryzacją zabytków

dokumentacja Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie z lat 1946-1950 ukazująca początki polskiej administracji

Archiwum Państwowe w Piotrkowie Trybunalskim
księgi metrykalne i akty stanu cywilnego

Archiwum Państwowe w Piotrkowie Trybunalskim Oddział w Tomaszowie Mazowieckim
księgi metrykalne i akty stanu cywilnego

Archiwum Państwowe w Płocku
akta miasta Płocka z lat 1808-1950, akta metrykalne i stanu cywilnego

Archiwum Państwowe w Poznaniu

Pośród ponad 3,3 mln skanów znajdują księgi metrykalne i akty stanu cywilnego z terenu województwa wielkopolskiego:

w tym z terenu pilskiego i konińskiego

oraz księgi meldunkowe z terenu powiatu gnieźnieńskiego

a także akta miasta Poznania, wśród których jest kartoteka ewidencji ludności z lat 1870-1931 (od litery A do R)

dokumentacja Rady Narodowej w Poznaniu

dokumentacja Urzędu Wojewódzkiego Poznańskiego z lat 1919 – 1939

dokumentacja Namiestnika Rzeszy w  Okręgu Kraju Warty - regionu administracyjnego utworzonego podczas II wojny światowej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej anektowanym przez III Rzeszę

Przewodnik po zdigitalizowanym zasobie poznańskiego archiwum

Archiwum Państwowe w Przemyślu

Archiwum Państwowe w Radomiu
akty stanu cywilnego

Archiwum Państwowe w Rzeszowie
akty stanu cywilnego, archiwa podworskie, prywatne

Archiwum Państwowe w Siedlcach
akty stanu cywilnego oraz m.in. dokumenty z zespołu Naczelnik Wojenny Oddziału Siedleckiego, zawierającego wykazy represjonowanych za udział w powstaniu styczniowym

Archiwum Państwowe w Suwałkach
akty stanu cywilnego

Archiwum Państwowe w Szczecinie
obok aktów stanu cywilnego i ksiąg metrykalnym m.in.:

zbiór ewangelickich ksiąg metrykalnych z Pomorza i Nowej Marchii z lat 1581-1947

dokumentacja:

Sądu Kameralnego Rzeszy w Wetzlar z lat 1512-1748 utworzonego w 1495 r. przez cesarza Maksymiliana I jako najwyższa instancja sądowa

Naczelnego Prezydium Prowincji Pomorskiej w Szczecinie z lat 1808-1945

Urzędu Wojewódzkiego Szczecińskiego z lat 1945-1950

Komitetu Wojewódzkiego PZPR w Szczecinie z lat 1948-1990

Prezydium Wojewódzkiej Rady Narodowej w Szczecinie z lat 1950-1973

Archiwum Państwowe w Warszawie
oprócz ksiąg metrykalnych i aktów stanu cywilnego

dokumentacja Biura Odbudowy Stolicy z lat 1945-1951

Archiwum Państwowe w Warszawie Oddział w Grodzisku Mazowieckim
akty stanu cywilnego

Archiwum Państwowe w Warszawie Oddział w Otwocku
akty stanu cywilnego

Archiwum Państwowe w Zamościu
akty stanu cywilnego

Archiwum Państwowe w Zielonej Górze
księgi metrykalne i akty stanu cywilnego

archiwum książąt Żagańskich z lat 1653-1932, stanowiące unikatowe źródło informacji o historii Śląska. Dokumenty dotyczą m.in. genealogii rodów władających Księstwem Żagańskim, zawierają sprawozdania dotyczące działalności gospodarczej, opisują życie kulturalne (uroczystości, koncerty i wystawy), zbiory sztuki i jadłospisy

 

Archiwum Instytutu Hoovera
m.in.: dokumentacja przedwojennych poselstw polskich

Muzeum Zamoyskich w Kozłówce
dokumentacja i korespondencja rodziny Zamoyskich z lat 1800-1942

Centralne Muzeum Jeńców Wojennych w Łambinowicach-Opolu

dokumentacja dotycząca indywidualnych losów polskich jeńców wojennych w czasie II wojny światowej

Muzeum Narodowe w Krakowie

Spuścizna Władysława Bartynowskiego  

Muzeum Romantyzmu w Opinogórze

dokumentcja Komitetu Narodowego Polskiego w Paryżu

 

 

Instrukcja dla użytkowników serwisu www.szukajwarchiwach.pl


Ośrodek Dokumentacji i Studium Pontyfikatu Jana Pawła II
Via Cassia 1200
00189 Roma
tel. / fax + 39 06 303 103 99
e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

czytaj więcej


Biblioteka Polska POSK
236-248 King Street
London W6 0RF, U.K.
WIELKA BRYTANIA
Fax.: + 44 20 8741 77 24
e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

czytaj więcej


Muzeum Polskie w Rapperswilu
Schloss Rapperswil
Postfach 1251
CH-8640 Rapperswil
SZWAJCARIA
Fax.: + 41 55 210 06 62
Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

czytaj więcej


Archiwa, Biblioteki i Muzea Polonii w Orchard Lake
3535 Indian Trail
Orchard Lake
Michigan 48324
USA

czytaj więcej
ul.Rakowiecka 2D, 02-517 Warszawa
tel.(+48 22) 565-46-00, fax (+48 22) 565-46-14
email: ndap@archiwa.gov.pl