-A
+A
  • Start /
  • Materiały pomocnicze

Materiały pomocnicze

 

Wybrane terminy z Polskiego Słownika Archiwalnego, pod red. Wandy Maciejewskiej, Warszawa 1974.

 

Akt
(l.mn. akty)
1. pismo utrwalające czynność urzędową, powstałe jako jej produkt uboczny, niesamoistne w przeciwstawieniu do dokumentu, uzyskujące pełne znaczenie tylko w związku z innymi aktami, z którymi łącznie stanowi całość.
2. termin używany nieraz zamiennie z dokumentem.

Akta
(tylko w l.m.)
dokumentacja twórcy zespołu powstała w wyniku jego działalności, utrwalona za pomocą pisma niezależnie od techniki wykonania i formy zewnętrznej.

Akta sprawy
1. całokształt lub wybór akt dotyczących określonej sprawy, zebranych w kancelarii (registraturze) urzędu (instytucji) w osobny plik, zeszyt, wolumen czy szereg woluminów.
2. termin ten w liczbie mnogiej jako "akta spraw" stosuje się również na określenie systemu kancelaryjnego znanego na ziemiach polskich od pocz. XIX w.

Akta wieczyste
(acta perpetua, perpetuitatis)
1. akta kwalifikujące się do trwałego przechowywania, bez względu na ich rodzaj, współcześnie oznaczone symbolem A.
 2. akta zabezpieczające prawo własności dóbr nieruchomych.

Aktotwórca
Urząd (instytucja) lub osoba fizyczna w wyniku działalności których powstaja akta. Por.: twórca zespołu.
Archiwalia
materiały archiwalna przechowywane albo kwalifikujące się do trwałego przechowywania w archiwum.

 Archiwalizacja
1. proces tracenia przez materiały archiwalne twórcy zespołu związku z jego bieżącą działalnością.
2. przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum.

 Archiwista
1. pracownik naukowych realizujący zadania z zakresu kształtowania narastającego zasobu, opracowywania materiałów archiwalnych, prac badawczych w dziedzinie archiwstyki.
2. stopień w służbie archiwalnej.

Archiwistyka
1. całokształt działalności, której przedmiotem są archiwa oraz materiały archiwalne.
2. dyscyplina naukowa, której przedmiotem są archiwa oraz materiały archiwalne rozpatrywane z punktu widzenia zachodzących pomiędzy nimi związków powstających w trakcie procesów archiwotwórczych.

Archiwotwórca
termin używany niekiedy w  oznaczeniu twórcy zespołu.

Archiwoznawstwo
dział archiwistyki zajmujący się badaniem historii i organizacji archiwów oraz historii zespołów (zbiorów) archiwalnych z uwzględnieniem ich zawartości treściowej.

Archiwum
1. instytucja o charakterze urzędu administracyjnego, urzędu wiary publicznej oraz placówki naukowej powołana do kształtowania, zabezpieczania, gromadzenia, opracowywania oraz trwałego przechowywania i udostępniania materiałów archiwalnych, uprawniona do wydawania z nich uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i kopii, a także do publikowania źródeł i pomocy archiwalnych oraz porwadzenia badań w dziedzinie archiwistyki.
2. komórka organizacyjna instytucji powołana do przejmowania, przechowywania, porządkowania i zabezpieczania materiałów archiwalnych tej instytucji.
3. gmach lub lokal stanowiący pomieszczenie archiwum.
4. zespół, grupa zespołów lub zbiór archiwalny powstały na skutek działalności urzędu, instytucji, organizacji, a zwlaszcza rodu, rodziny lub osoby fizycznej. Por. archiwum podworskie, archiwum prywatne, spuścizna.

Archiwum państwowe
archiwum wchodzące w skład sieci archiwów państwowych.

Archiwum podworskie
archiwum powstałe w wyniku działalności osób, rodzin lub rodów, zawierające materiały związane z posiadaniem i zarządzaniem dobrami ziemskimi oraz odnoszące się do spraw osobistorodzinnych i wykonywanych funkcji publicznych. Termin archiwum podworskie przyjął sie po 1945 r.

Archiwum prywatne
zespół archiwalny powstały na skutek działalności instytucji prywatnej lub osób fizycznych, rodzin, rodów niezależnie od aktualnego miejsca, jego przechowywania.

Archiwum przejściowe
archiwum powołane do czasowego przechowywania materiałów archiwalnych i przekazujące materiały archiwalne o wartości historycznej do właściwego archiwum na trwałe przechowywanie.

Archiwum wyodrębnione
archiwum nie wchodzące w skład sieci archiwów państwowych i nie podlegające ich nadzorowi; uprawnione do przechowywania trwałego lub na ustalony okres czasu (dłuższy jednak niż archiwa zakładowe) wyodrębnionej części państwowego zasobu archiwalnego.

Archiwum zakładowe
(dawniej składnica akt)
komórka organizacyjna w urzędzie, instytucji, przedsiębiorstwie lub organizacji społecznej zajmująca się przejmowaniem materiałów archiwalnych niepotrzebnych do bieżącego urzędowania (działalności) i czasowym ich przechowywaniem, ewidencjonowaniem, udostępnianiem, brakowaniem oraz przekazywaniem materiałów zasługujących na trwałe przechowywanie do właściwego archiwum.


Brakowanie
(szkartowanie)
1. dawniej typowanie materiałów archiwalnych nie zasługujących na trwałe przechowywanie celem przekazania ich na zniszczenie;
2. obecnie terminem brakowanie określa się wydzielanie materiałów archiwalnych.
Depozyt archiwalny

Dokument
(carta, charta, littera)
1. pismo uwierzytelnione sporządzone z zachowaniem przyjetych w danej epoce i miejscu form zewnetrznych i wewnetrznych, stwierdzające lub ustanawiające pewien stan prawny albo też służące do wykonywania uprawnień;
2. zapis bez względu na jego postać będący świadectwem jakiegoś faktu (faktów) i zjawisk obiektywnej rzeczywistości lub przejawów myśli ludzkiej.

Dokumentacja archiwalna
1. termin stosowany na równi z terminem: materiały archiwalne;
2. materiał informacyjny zebrany do określonych zagadnień w oparciu o zasób jednego lub wielu archiwów.

Dokumentacja inwestycyjna
(ekonomiczna)
ogół dokumentów niezbędnych do realizacji zamierzonej inwestycji.

Dokumentacja konstrukcyjna
ogół dokumentów, określających jednoznacznie wyrób (urządzenie), jego części składowe oraz wymagania jakościowe dotyczące wykonania i działania.

Dokumentacja księgowa
ogół dokumentów wyrażających przebieg lub skutek zleconych albo dokonanych operacji gospodarczych a niekiedy także pisemne zlecenia dokonania zapisów księgowych nie wyrażające operaci gospodarczych.

Dokumentacja nagrania
ogół dokumentów zawierających informacje odnoszące się do treści lub okoliczności powstania nagrania.

Dokumentacja filmu
ogół dokumentów zawierających opis treści filmu, długości wszystkich kolejnych ujęć, wielkości planów, pełny tekst dialogu lub komentarza filmu oraz opis jego strony muzyczno-dźwiękowej.

Dokumentacja produkcyjna
(dokumentacja warsztatowa)
ogół dokumentów, stanowiących podstawę do urochomienia produkcji, kontroli przebiegu procesów produkcyjnych oraz rizliczania kosztó własnych produkcji.

Dokumentacja techniczna
ogół dokumentów w formie rysunków, opisów i obliczeń koniecznych do realizacji projektowanego obiektu, wyrobu lub procesu technologicznego.

Dokumentacja technologiczna
ogół dokumentów, zawierających dane dotyczące procesu technologicznego obróbki lub montażu oraz dane odnoszące się do pomocy uzywanych w tych procesach.

Dokumentacja twórcy zespołu
dokumenty wytwarzane i gromadzone przez twórcę zespołu w toku jego działania.

Dziedziczenie (sukcesja) materiałów archiwalnych
przejmowanie materiałów archiwalnych w następwstwie przejęcia całości lub części zakresu działania twórcy zespołu przez sukcesora. Por. sukcesja czynna, sukcesja bierna.
 
Ekspertyza archiwalna
badanie dokumentacji twórcy zespołu w celu przeporwadzenia oceny jej wartości i ustalenia jej kwalifikacji archiwalnej. Por. ocena wartości dokumentacji twórców zespołu.
 
Granice zespołu archiwalnego
zakres materiałów archiwalnych zespołu wyznaczony przez związek zachodzący między materiałami archiwalnymi zespołu a jego twórcą. Granice zespołu wyznaczają daty powstania i likwidacji twórcy zespołu, zakres jego funkcji oraz kompetencji rzeczowych i terytorialnych.

Gromadzenie zasobu archiwalnego
uzupełnianie państwowego zasobu archiwalnego lub zasobu archiwum przez dopływy i nabytki materiałów archiwalnych.

Grupa zespołów archiwalnych
dwa lub więcej zespołów charakteryzujących się jenodrodnościa funkcji oraz równorzędnością pozycji ich ywórców, działających na okreslonym terytorium w ramach określonej struktury ustrojowo-administracyjnej. grupę zespołów ewidencjonuje się łącznie pod umowna nazwą, z zachowaniem odrębności sygnaturalnej każdego zespołu wchodzącego w skład grupy.
 
Instrukcja kancelaryjna
przepisy normujące zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz postępowania z aktami do momentu przekazania ich do archiwum.

Instruktaż w zakresie kształtowania narastającego zasobu archiwalnego
ogół czynności szkoleniowych i konsultacyjnych wykonywanych przez władze archiwalne w stosunku do twórców zespołów w zakresie klasyfikacji, systematyzacji, kwalifikacji, brakowania, przechowywania i ewidencjonowania materiałów archiwalnych.

Inwentaryzacja archiwalna
jedna z czynności wchodzących w zakres opracowywania zespołu (zbioru), polegająca na opisywaniu jednostek archiwalnych i sporządzaniu inwentarza zespołu (zbioru) archiwalnego.

Inwentarz zespołu (zbioru) archiwalnego
 pomoc archiwalna służąca zabezpieczeniu całości i udostepnianiu materiałów archiwalnych jednego zespołu (zbioru), stanowiąca systematyczny ciąg opisów poszczególnych jednostek archiwalnych, zgodny zazwyczaj z układem jednostek w zespole (zbiorze).

Jednostka archiwalna
odrębna fizycznie jednostka materiałów archiwalnych (dokument, księga, poszyt, plik, wiązka, teczka, mapa lub jej arkusz, rysunek lub jego arkusz, fotografia, krążek taśmy magnetofonowej lub filmowej, płyta gramofonowa itp.). Zazwyczaj jednostka archiwalna stanowi jednostkę inwentarzową.

Jednostka inwentarzowa
 materiały archiwalne określonego zespołu (zbioru) stanowiące jedną pozycję w inwentarzu zespołu (zbioru) archiwalnego.

Kancelaria
1. komórka organizacyjna lub zespół komórek organizacyjnych w urzędzie (instytucji) zajmujących się przyjmowaniem, rejestracją i rozdzielaniem pism wpływających, przygotowywaniem, rejestracją i wysyłaniem pism wychodzących oraz przechowywaniem akt danego urzędu. W różnych okresach nie wszystkie z wymienionych czynności wchodziły w zakres działalności kancelarii, np. kancelaria współczesna w zasadzie ograicza się do przyjmowania i rodzielania pism wpływających oraz do ekspedycji pism wychodzących;
2. w najszerszym znaczeniu za kancelarię można uznać wszystkie komórki organizacyjne twórcy zespołu wytwarzające akta;
3. termin używany niekiedy na oznaczanie systemów kancelaryjnych, np. kancelaria austriacka, pruska, rosyjska;
4. pomieszczenie biurowe przeznaczone dla kancelarii (sekretariatu) w znaczeniu komórki organizacyjnej.

Karta zespołu (zbioru) archiwalnego
karta o znormalizowanym schemacie, zawierająca podstawowe informacje o zespole (zbiorze) lub grupie zespołów.

Katalog archiwalny
rodzaj pomocy archiwalnej, zawierającej informacje o treści materiałów archiwalnych jednego lub wielu zespołów (zbiorów) albo ich części, opracowane według z góry przyjętych założeń i uszeregowane według ustalonych kryteriów. termin używany dawniej, zwłaszcza w publikacjach, w znaczeniu inwentarza archiwalnego.


Kategorie archiwalne
kategorie (grupy) dokumentacji twórcy zespołu wyróżnione w zależności od przyporządkowanej im wartości historycznej lub praktycznej, oznaczane symbolami literowymi: A, B, BE, Bc.

Klasyfikacja materiałów archiwalnych
1. system podziału i układu dokumentów według grup rzeczowych, ustalony przez twórcę zespołu w wykazie akt lub przez archiwum;
2. czynność polegająca na zliczeniu dokumentów do określonych zespołów. a w obrębie zespołu (dokumentacyjnego lub archiwalnego) do poszczególnych komórek organizacyjnych lub grup rzeczowych na podstawie cech wewnetrznych.

Konkordancja
1. wykaz kolejnych sygnatur jednostek inwentarzowych jednego zespołu (zbioru) zestawiający sygnatury nowe z dawnymi lub dawne z nowymi;
2. wykaz zestawiający znaki pism wpływających z nadaną im liczbą dziennika podawczego własnej kancelarii.

Konserwacja materiałów archiwalnych
1. ogół czynności zmierzających do zapobiegania ujemnemu oddziaływaniu wpływów atmosferycznych, biologicznych i mechanicznych na materiały archiwalne;
2. w przypadku uszkodzeń, przywracanie im stanu zbliżonego do ich pierwotnej postaci.

Kryteria wartościowania dokumentacji twórców zespołów
przesłanki rozumowania, których zastosowanie pozwala na właściwą ocenę wartości dokumentacji twórców zespołów (np. funkcje i kompetencje twórcy zespołu, miejsce i czas powstania dokumentacji, powtarzalność dokumentów). Por. ocena wartości dokumentacji twórców zespołu.

Księga nabytków i ubytków
księga, w której w porządku chronologicznym rejestruje się materiały archiwalne wpływające do archiwum lub wyłączone na stałe z zasobu archiwum.

Księga wpisów
1. ksiega, do której wystawca wnosi w formie pełnej lub skróconej treść wystawionych przez siebie dokuemntów;
2. ksiega służąca instytucji lub osobie fizycznej do wnoszenia wpisów dotyczących czynności prawnych lub innych czyności związanych z zakresem działalności danej instytucji lub osoby;
3. termin stosowany również na określenie systemu kancelaryjnego mającego zastosowanie do końca XVIII w.

Kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego
oddziaływanie władz archiwalnych na twórców zespołów poprzez instruktaż i nadzór w celu prawidłowego zabezpieczenia materiałów archiwalnych o wartości historycznej. Zob. instruktaż w zakresie kształtowania narastającego zasobu archiwalnego; nadzór nad narastającym zasobem archiwalnym.

Kwalifikacja archiwalna
zaliczenie do odpowiednich kategorii archiwalnych dokumentacji twórcy zespołu. Por. ocena wartości dokumentacji twórców zespołów.

Kwerenda archiwalna
poszukiwanie w materiałach archiwalnych danych dotyczących określonego zagadnienia lub osoby.
 
Materiały archiwalne
wszelkie dokumenty, będące wytworem działalności twórców zespołów, kwalifikujące sie do trwałego lub czasowego przechowywania w archiwum. Por. archiwalia.

Metodyka archiwalna
dział archiwistyki zajmujący się ustalaniem metod pracy w archiwum w zakresie kształtowania, gromadzenia, opracowywania, udostepniaia i konserwacji materiałów archiwalnych.

Metr bieżący akt
jednostka miary używana do obliczenia ilości akt na półkach w magazynie.
 
Nabytki archiwalne
materiały archiwalne wpływające i włączane do zasobu archiwum w drodze dopływu, kupna, darów lub depozytów wieczystych.

Nadzór nad narastającym zasobem archiwalnym
ogół czynności kontrolnych wykonywanych przez władze archiwalne w oparciu o przysługujące im uprawnienia w stosunku do twórców zespołów w zakresie stosowania przez nich właściwego sposobu klasyfikacji, systematyzacji, kwalifikacji, brakowania, przechowywania i ewidencjonowania materiałów archiwalnych.

Narastający zasób archiwalny
materiały archiwalne wytwarzane i gromadzone w wyniku aktualnej działalności twórców zespołów.
 
Obieg pism
oieg pism w urzędzie (instytucji) od momentu ich otrzymania lub sporządzenia, przechodzących przez niezbędne punkty zatrzymania, do momentu załatwienia sprawy lub wysłania pisma do adresata.

Ocena wartości dokumentacji twórców zespołów
ustalanie w oparciu o kryteria wartościowania, jakie części dokumentacji twórców zespołów stanowią materiały archiwalne, a anstępnie które z materiałów archiwalnych posiadają wartość historyczną, a któe wyłącznie wartość prkatyczną w celu nadania im właściwej kwalifikacji archiwalnej. Por. ekspertyza archiwalna.

Opis jednostki archiwalnej
1. informacja o sygnaturze, treści i formie jednostki archiwalnej sporządzona dla celów inwentarzyacji archiwalnej;

Opracowanie zespołu (zbioru) archiwalnego
dokonywanie czynności wchodzących w zakres porządkowania zespołu (zbioru) oraz sporządzanie do niego inwentarza ze wstepem, a niekiedy także innych pomocy archiwalnych.
 
Państwowy zasób archiwalny
całokształt materiałów archiwalnych kwalifikujących sie do trwałego przechowywania w archiwach a znajdujących sie we władaniu państwa lub pod jego ochroną prawną, niezależnie od miejsca przechowywania.

Pismo
wypowiedź pisemna utrwalająca czynność urzędową względnie wypowiedź pismena osoby fizycznej, skierowana do urzędu (instytucji) celem zalatwienia określonej sprawy. Por. akt.

Pomoce archiwalne
różne postacie opracowań dotyczących głównie treści i formy materiałów archiwalnych sporządzone według ustalonych zasad, dla celów ewidencji, informacji i udostepniania. Por. inwnetarz archiwalny, katalog tematyczny, indeks, skorowidz i inne.

Pomoce kancelaryjne
róznorodne typy ksiąg, kartotek, spisów, skorowidzów, służących w kancelarii (registraturze) do rejestracji, wyszukiwania i kontroli obiegu pism.

Porządkowanie zespołu (zbioru) archiwalnego
nadawanie prawidłowego układu materiałom archiwalnym w zespole (zbiorze) w oparciu o ustalenia metodyki archiwalnej. Na porządkowanie składają się zazwyczaj: segregacja, klasyfikacja, brakowanie i systematyzacja. Por. opracowywanie zespołu archiwalnego.

Przewodnik po zasobie archiwum
pomoc archiwalna informująca o poszczególnych zespołach (zbiorach) archiwalnych lub ich grupach, składających sie na zasób danego archiwum. Przewodnik z reguły zawiera historię archiwum, ogólną systematykę jego zasobu, charakterystykę poszczególnych zespołów (zbiorów), uwzględnia ponadto pomoce archiwalne i bibliografię.

Przewodnik po zasobie (zbiorze) archiwalnym
pomoc archiwalna o charakterze zblizonym do wyrozumowanego skorowidza rzeczowego informująca o treści materiałów archiwalnych danego zespołu (zbioru) przy pomocy haseł, sformułowanych w oparciu o probematykę tych materiałów, a usystematyzowanych według przyjętego schematu i odsyłająca za pośrednictwem tych hasel do odpowiednich pozycji inwnetarza archiwalnego, względnie sygnatury jednostki archiwalnej. (w braku inwnetarza).
 
Registratura
1. dokumenty niezbędne do pracy bieżącej twórcy zespołu, przechowywane w jego komórkach organizacyjnych;
2. komórka organizacyjna (stanowisko pracy) twórcy zespołu zajmująca się wyłącznie lub m.in. rejestracją i przechowywaniem dokumentów potrzebnych do pracy bieżącej;
3. lokal (miejsce przechowywania registratury;
4. w systemie kancelarii pruskiej całośc akt twórcy zespołu powstała w wyniku jego działalności. Por. zespół dokumentacyjny;
5. termindawniej nieraz uzywany w znaczeniu składnicy akt.

Rejestracja pism
wpisywanie do odpowiednich pomocy kancelaryjnych, przeważnie do dziennika podawczego, pism wpływających i pism wychodzących z jednoczesnym nadawaniem im odpowiedniego numeru.

Rejestracja spraw
wpisywanie do odpowiednich pomocy kancelaryjnych (przeważnie do spisu spraw), pierwszego pisma wszczynającego dana sprawę z jednoczesnym nadaniem mu odpowiedniego numeru sprawy; nastepnie pisma w tej sprawie otrzymują ten sam numer, z zasady w obrębie roku.

Rekonstrukcja archiwalna
1. odtwarzanie (na podstawie akt, inwnetarzy lub innych pośrednich danych) pierwotnego układu i zawartości jednostki lub zespołu archiwalnego rozproszonego, zachowanego częściowo lub nieistniejącego dla ewentualnego scalenia lub opracowania inwentarza idealnego;
2. pełne lub częściowe odtwarzanie zniszczonej lub zaginionej jednostki czy też zespołu archiwalnego przez gromadzenie odpisów, względnie dubletów akt, pochodzących bądź z tego samego zespołu, bądź z innych zespołów.

Repertorium
1.spis jednostek archiwalnych danego zespołu archiwalnego lub jego części (względnie elementów składowych poszczególnych jednostek), uwzględniający niektóre elementy rozpoznawcze (z reguły tytuł wlaściwy akt), bądź też wskazujący na wybrane elementy treściowe;
2. pomoc kancelaryjna (stosowana zwłaszcza w sądach) zbliżona do dziennika podawczego, służąca do rejestracji określonych typów spraw, zawierająca zwięzłe adnotacje charakteryzujące poszczególne sprawy oraz wazniejsze momenty ich załatwienia, stanowiące jednocześnie podstawę do nadania aktom tych spraw właściwego układu. Do tego typu repertoriów sporządza się w miarę potrzeby skorowidze;
3. termin - repertorium używa si e niekeidy zamiennie z terminem skorowidz lub inwentarz.


Rewindykacja materiałów archiwalnych
odzyskanie na podstawie międzynarodowych umów materiałów archiwalnych wywoezionych poza granice państwa. Por. ekstradycja, windykacja.

Rozmieszczenie państwowego zasobu archiwalnego
podział materiałów archiwalnych między archiwa zgodnie z ich właściwością rzeczową i terytorialną.
 
Scalanie archiwalne
łączenie z zespołem archiwalnym lub z jednostką archiwalną w zespole w sposób realny (fizyczny) lub idealny (poprzez inwnetarz archiwalny) odłączonych od danego zespołu lub danej jednostki materiałów archiwalnych. Por. inwentarz zespołu (zbioru) idealny, realny, rekonstrukcja archiwalna.

Segregacja materiałów archiwalnych
podział materiaów archiwalnych w toku ich porządkowania na zespoły archiwalne a w obrębie zespołu na komórki organizacyjne, w oparciu o cechy kancelaryjne (registraturalne). Por. klasyfikacja materiałów archiwalnych.

Selekcja materiałów archiwalnych
dokonywanie wyboru materiałów archiwalnych o wartości historycznej w oparciu o przeporwadzoną ocenę wartości materiałów archiwalnych danego twórcy zespołu (twórców zespołów). Por. ocena wartości dokumentacji twórców zespołów.

Selekcja (archiwalna) twórców zespołów
dokonywanie w oparciu o określone kryteria wartościowania, wyboru twórców zespołów, których materiały archiwalne zasługują na trwałe przechowywanie a ich twórcy objęci są specjalnym nadzorem archiwów państwowych.

Seria
szereg jednostek archiwalnych w zespole (zbiorze) archiwalnym stanowiących pewien ciag, a związanych analogią treści lub formy zewnetrznej, bądź analogią obu tych elementów.

Sieć archiwalna
organizacja i rozmieszczenie archiwów na określonym terytorium zgodnie z ustrojem, strukturą i organizacją terytorialną władz, w których gestii znajdują się archiwa wchodzące w skład danej sieci archiwalnej.

Sieć archiwów państwowych
sieć archiwalna, w skład której wchodzą archiwa państwowe podległe naczelnej władzy archiwalnej danego państwa.

Skorowidz archiwalny
pomoc archiwalna zawierająca wykaz haseł systematyzowanych alfabetycznie, chronologicznie lub rzeczowo, slużąca do szybkiego odszukania sygnalizowanej przez nie treści w opracowanych materiałach archiwalnych.

Spis akt
(materiałów archiwalnych)
spis jednostek archiwalnych bez względu na ich stan uporządkowania.

Spis spraw
pomoc kancelaryjna stosowana w systemie rzeczowo-bezdziennikowym (rzeczowo-rejestrowym), służąca do rejestracji spraw w obrębie grup rzeczowych (teczek-spraw).

Spis zespołów (zbiorów) archiwalnych
spis zespołów (zbiorów) najczęściej w układzie według komórek organizacyjnych danego archiwum, podający podstawowe informacje o poszczególnych zespołach (zbiorach).

Spuścizna archiwalna
(papiery)
termin stosowany na oznaczenie zespołu archiwalnego wytworzonego przez osobę (lub osoby) fizyczną. W praktyce włącza sie do spuścizny także zbiory archiwalne powstałe z zainteresowań kolekcjonerskich twórcy spuścizny.

Sukcesja bierna
materiały archiwalne przejete przez sukcesora (sukcesorów), niepotrzebne do jego bieżącej dzialalności.

Sukcesja czynna
materiały archiwalne spraw nie zakończonych przez sukcesodawcę, przejete przez sukcesora (sukcesorów), potrzebne do jego dalszej bieżącej działalności.

Sukcesja materiałów archiwalnych
dziedziczenie materiałów archiwalnych 

Sumariusz
zestawienie strzeszczeń aktów i dokumentów danego zespołu lub jego części sporządzone w układzie chronologicznym, tematycznym lub geograficznym. Termin bywał uzywany niekiedy w znaczeniu inwentarza.

Sygnatura archiwalna
1. znak rozpoznawczy nadany jednostce archiwalnej lub jednostce inwentarzowej, określający jej miejsce w obrębie zespołu (zbioru) i umożliwiający jej zidentyfikowanie;
2. zespół znaków wskazujących na aktualne miejsce przechowywania jednostki archiwalnej lub jednostki inwentarzowej.

Symbol klasyfikacyjny wykazu akt
oznaczenie cyfrowe, literowe  lub cyfrowo-literowe grupy spraw w wykazie akt tworcy zespołu, które jednocześnie stanowi część skłądową znaku akt. Por. wykaz akt.

System kancelaryjny
sposób rejestracji, obiegu i układu akt powstających w toku bieżącej działności twórcy zespołu. Por. też: kancelaria.
 
System kancelaryjny bezdziennikowy
system kancelaryjny nie stosujący rejestracji pism w dzienniku podawczym. Termin ten bywa używany na oznaczenie systemu kancelaryjnego rzeczowo-rejestrowego lub systemu kancelaryjnego rzeczowo-bezrejestrowego. Zob. system kancelaryjny rzeczowo-rejestrowy, system kancelaryjny rzeczowo-bezrejestrowy.

System kancelaryjny dziennikowy
(dziennikowo-numerowy)
system kancelaryjny polegający na rejestrowaniu pism w dzienniku podawczym według kolejności liczby dziennika.

System kancelaryjny dziennikowo-rzeczowy
system kancelaryjny polegający na stosowaniu dziennika podawczego do rejestracji i kontroli obiegu pism oraz na nadawaniu aktom układu rzeczowego, najczęściej zgodnie z wykazem akt.

System kancelaryjny rzeczowo-bezrejestrowy
system kancelaryjny polegający na stosowaniu rzeczowego układu akt (zazwyczaj zgodnie z wykazem akt), pomijający natomiast rejestrację akt.

System kancelaryjny rzeczowo-rejestrowy
system kancelaryjny polegający na stosowaniu rzeczowego układu akt (zazwyczaj zgodnie z wykazem akt) oraz na rejestrowaniu poszczególnych spraw w spisach spraw, prowadzonych odrębnie dla każdej grupy rzeczowej spraw, dla której zaklada się oddzielną teczkę akt. 

Systematyzacja archiwalna
nadawanie jednostkom archiwalnym zespołu (zbioru) archiwalnego układu kancelaryjnego, (registraturalnego), strukturalnego lub wyrozumowanego.

Twórca zespołu
jednostka organizacyjna (urząd, instytucja, przedsiębiorstwo, organizacja społeczna) posiadająca określony zakres działania i samodzieność organizacyjną, działająca z reguły w oparciu o właściwe dla siebie normy prawne, lub osoba fizyczna (osoby fizyczne) przejawiająca działalność w określonych dziedzinach życia społecznego. Por. dokumentacja twórcy zespołu, zespół dokumentacyjny, zespół archiwalny.

Tytuł jednostki archiwalnej (inwentarzowej)
wyraz lub szereg wyrazów stanowiących nazwę lub okreslających zawartość treściową a także rodzaj materiałów danej jednostki.
 
Udostępnianie materiałów archiwalnych
organizowanie przez archiwum w oparciu o obowiązujące przepisy form korzystania z materiałów archiwalnych.
 
Wartościowanie materiałów archiwalnych
ocena wartości dokumentacji twórców zespołów

Windykacja materiałów archiwalnych
przejęcie przez jedno państwo materiałów archiwalnych powstałych na terytorium innego państwa, a dotyczących terytorium państwa przejmującego na zasadzie więzi prawno-ustrojowych, zachodzących w momencie powstania tych materiałów pomiędzy ich twórcą a wchodzącym w grę terytorium państwa przejmującego (np. windykacja z Dezna w r. 1815 na rzecz Królestwa Polskiego akt Sekretariatu Stanu księstwa Warszawskiego). Por. ekstradycja, rewindykacja.

Wydzielanie materiałów archiwalnych
1. wyłączanie w archiwum zakładowym materiałów archiwalnych kategorii A celem przekazania ich do archiwum państwowego;
2. wyłączanie z zespołu archiwalnego wybrakowanych materiałów archiwalnych kat. B, których termin przechowywania upłynął, celem przekazania ich na zniszczenie.


Wykaz akt
(plan akt, plan registratury, podział rzeczowy akt)
wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi, kwalifikacją archiwalną, a wyrażający rzeczową klasyfikację akt twórcy zespołu. Por. przykładowy wykaz akt typowych; plan akt.

Wykaz akt jednolity
wykaz haseł wyrażający rzeczową klasyfikację akt twórcy zespołu niezależnie od jego struktury organizacyjnej oparty zazwyczaj o dziesiętny sposób sygnowania haseł klasyfikacyjnych.

Wykaz akt strukturalno-rzeczowy
wykaz akt wyrażający strukturalno-rzeczową klasyfikację akt twórcy zespołu.

Zasada przynależności kancelaryjnej
zasada zachowania w obrębie zespołu kolejności dokumentów (aktów) nadanej im w kancelarii (registraturze) twórcy zespołu. Por. zasada przynależności zespołowej.

Zasada przynależności terytorialnej
zasada poszanowania związku zespołów archiwalnych z terytorium, na którym powstały.

Zasada przynależności zespołowej
zasada poszanowania związku materiałów archiwalnych wchodzących w skład zespołu archiwalnego z jego twórcą, decyzdująca zarazem o niepodzielności tego zespołu. Por. zasada przynależności kancelaryjnej.

Zbiór archiwalny
dokumenty zgromadzone przez urzędy (instytucje) lub osoby fizyczne pod określonym katem widzenia, mające w całości lub w przeważającej części charakter materiałów archiwalnych.

Zespół archiwalny
organicznie powiązane ze sobą zarchiwalizowane materiały archiwalne wytworzone i zgromadzone w wyniku działalności urzędu (instytucji) lub osoby fizycznej. Por. twórca zespołu, archiwalizacja.

Znak akt
znak rozpoznawczy umieszczony w postaci liter lub cyfr na akcie (poszycie lub teczce), skladający się zazwyczaj z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego wykazu akt twórcy zespołu, a wskazujący na miejsce przechowywania akt w registraturze.

Znak pisma
znak rozpoznawczy pisma, pod którym jest zarejestrowane w kancelarii wystawcy:
1. w systemie dziennikowym - sklada się z numeru kolejnego dziennika podawczego, łamanego przez dwie lub trzy ostatnie cyfry daty rocznej lub z symbolu komórki organizacyjnej i numeru dziennika podawczego:
2. w systemie bezdziennikowym ze znaku uzupełnionego numerem sprawy;
3. w systemie rzeczowo-bezrejestrowym wyłącznie ze znaku akt.

Znak sprawy
znak rozpoznawczy akt sprawy skąldający się ze stałych elementów rejestracyjnych pism w obrębie danej sprawy:
1. w systemie dziennikowym składa sie z symbolu komórki organizacyjnej i numeru dziennika podawczego lub tylko numeru dziennika podawczego;
2. w systemie bezdziennikowym (rzeczowo-rejestrowym) - z symbolu komórki organizacyjnej znaku akt i numeru sprawy lub tylko ze znaku akt.

 

  Baltic  connections - baza danych zawierająca 982 opisy zbiorów i kolekcji archiwalnych, bibliotecznych i muzealnych ze 127 krajów w 10 państwach. Są to źródla do badań nad historią żeglugi, handlu, dyplomacji, migracji, wojen i bankowości w miastach portowych i na szlakach morskich w obrębie Morza Bałtyckiego i części Morza Północnego, tj. Wybrzeży Holandii.     
  Materiały archiwalne dotyczące wydarzeń związanych z Bitwą Warszawską 1920 r. Kwerenda, marzec 2010 r. Materiały archiwalne dotyczące Fryderyka Chopina w archiwach państwowych. Kwerenda wstępna, sierpień 2009 r. Materiały archiwalne dotyczące wydarzeń wojennych we wrześniu 1939 r. w rejonie Mławy. Kwerenda, maj 2009 r.    
Skorowidz Królestwa Polskiego, czyli... (t. 1) (Śląska Biblioteka Cyfrowa)  Skorowidz Królestwa Polskiego, czyli... (t. 2) (Śląska Biblioteka Cyfrowa) Skorowidz miejscowości Rzeczypospolitej Polskiej z oznaczeniem terytorjalnie im właściwych władz i urzędów oraz urządzeń komunikacyjnych (Wielkopolska Biblioteka Cyfrowa) Słownik Geograficzny Królestwa Polskiego i innych krajów słowiańskich Księga Adresowa Polski (wraz z w. m. Gdańskiem) dla handlu, przemysłu, rzemiosł i rolnictwa (Wielkopolska Biblioteka Cyfrowa) Księga Adresowa Polski (wraz z w. m. Gdańskiem) dla handlu, rzemiosł i rolnictwa (Wielkopolska Biblioteka Cyfrowa) Księga adresowa Polski (wraz z w. m. Gdańskiem) dla handlu, przemysłu, rzemiosł i rolnictwa (Wielkopolska Biblioteka Cyfrowa) Księga adresowa Polski: przemysłu, handlu, finansów, szkolnictwa, wolnych zawodów i organizacji społecznych: rok 1937 (Zielonogórska Biblioteka Cyfrowa) Słownik trudniejszych wyrazów niemieckich w Aktach Stanów Prus Królewskich: t. I-II, (1479-1492) (Kujawsko-Pomorska Biblioteka Cyfrowa)  
Bartoszewicz Henryk, Zbiory kartograficzne Archiwum Głównego Akt Dawnych, "Polski Przegląd Kartograficzny" 2008 nr 40/2 s. 144-157. Dąbrowski Adam, Akta gen. Władysława Sikorskiego w zasobie Archiwum Akt Nowych w Warszawie, Przegląd Historyczno-Wojskowy 2003 nr 2 s. 234-238. Dmowski Rafał, Sobieszek Marek, Źródła do dziejów Południowego Podlasia zgromadzone w Archiwum Diecezjalnym Siedleckim, „Rocznik Bial.-Podl.” 2003 nr 11 s. 321-339. czytaj więcej
Adamus Justyna, Problematyka języków informacyjno-wyszukiwawczych w komputerowym systemie informacji archiwalnej w Polsce, „Archeion” 2004 nr 107 s. 259-284. Czapelska Aleksandra, Elektroniczne archiwa ikonograficzne w praktyce – doświadczenia i postulaty użytkowników, „Archeion” 2004 nr 107 s. 325-332. Goban-Klas Tomasz, Od A do B, czyli archiwa wkraczają w erę bitową, „Archeion” 2004 nr 107 s. 161-170. czytaj więcej
Borodij Eugeniusz, Z czym do Unii?: polskie przepisy kancelaryjno-archiwalne a unijne wymagania w tym zakresie, „Archiwista Polski” 2004 nr 4 s. 64-70. Janowski Włodzimierz, Problematyka przejmowania, przechowywania i zabezpieczania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych w świetle uregulowań prawnych, „Teki Archiwalne” 2006 nr 9 s. 77-88. czytaj więcej
ul.Rakowiecka 2D, 02-517 Warszawa
tel.(+48 22) 565-46-00, fax (+48 22) 565-46-14
email: ndap@archiwa.gov.pl