-A
+A

Materiały pomocnicze

Kategorie archiwalne
kategorie (grupy) dokumentacji twórcy zespołu wyróżnione w zależności od przyporządkowanej im wartości historycznej lub praktycznej, oznaczane symbolami literowymi: A, B, BE, Bc.

Klasyfikacja materiałów archiwalnych
1. system podziału i układu dokumentów według grup rzeczowych, ustalony przez twórcę zespołu w wykazie akt lub przez archiwum;
2. czynność polegająca na zliczeniu dokumentów do określonych zespołów. a w obrębie zespołu (dokumentacyjnego lub archiwalnego) do poszczególnych komórek organizacyjnych lub grup rzeczowych na podstawie cech wewnetrznych.

Konkordancja
1. wykaz kolejnych sygnatur jednostek inwentarzowych jednego zespołu (zbioru) zestawiający sygnatury nowe z dawnymi lub dawne z nowymi;
2. wykaz zestawiający znaki pism wpływających z nadaną im liczbą dziennika podawczego własnej kancelarii.

Konserwacja materiałów archiwalnych
1. ogół czynności zmierzających do zapobiegania ujemnemu oddziaływaniu wpływów atmosferycznych, biologicznych i mechanicznych na materiały archiwalne;
2. w przypadku uszkodzeń, przywracanie im stanu zbliżonego do ich pierwotnej postaci.

Kryteria wartościowania dokumentacji twórców zespołów
przesłanki rozumowania, których zastosowanie pozwala na właściwą ocenę wartości dokumentacji twórców zespołów (np. funkcje i kompetencje twórcy zespołu, miejsce i czas powstania dokumentacji, powtarzalność dokumentów). Por. ocena wartości dokumentacji twórców zespołu.

Księga nabytków i ubytków
księga, w której w porządku chronologicznym rejestruje się materiały archiwalne wpływające do archiwum lub wyłączone na stałe z zasobu archiwum.

Księga wpisów
1. ksiega, do której wystawca wnosi w formie pełnej lub skróconej treść wystawionych przez siebie dokuemntów;
2. ksiega służąca instytucji lub osobie fizycznej do wnoszenia wpisów dotyczących czynności prawnych lub innych czyności związanych z zakresem działalności danej instytucji lub osoby;
3. termin stosowany również na określenie systemu kancelaryjnego mającego zastosowanie do końca XVIII w.

Kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego
oddziaływanie władz archiwalnych na twórców zespołów poprzez instruktaż i nadzór w celu prawidłowego zabezpieczenia materiałów archiwalnych o wartości historycznej. Zob. instruktaż w zakresie kształtowania narastającego zasobu archiwalnego; nadzór nad narastającym zasobem archiwalnym.

Kwalifikacja archiwalna
zaliczenie do odpowiednich kategorii archiwalnych dokumentacji twórcy zespołu. Por. ocena wartości dokumentacji twórców zespołów.

Kwerenda archiwalna
poszukiwanie w materiałach archiwalnych danych dotyczących określonego zagadnienia lub osoby.
 
Materiały archiwalne
wszelkie dokumenty, będące wytworem działalności twórców zespołów, kwalifikujące sie do trwałego lub czasowego przechowywania w archiwum. Por. archiwalia.

Metodyka archiwalna
dział archiwistyki zajmujący się ustalaniem metod pracy w archiwum w zakresie kształtowania, gromadzenia, opracowywania, udostepniaia i konserwacji materiałów archiwalnych.

Metr bieżący akt
jednostka miary używana do obliczenia ilości akt na półkach w magazynie.
 
Nabytki archiwalne
materiały archiwalne wpływające i włączane do zasobu archiwum w drodze dopływu, kupna, darów lub depozytów wieczystych.

Nadzór nad narastającym zasobem archiwalnym
ogół czynności kontrolnych wykonywanych przez władze archiwalne w oparciu o przysługujące im uprawnienia w stosunku do twórców zespołów w zakresie stosowania przez nich właściwego sposobu klasyfikacji, systematyzacji, kwalifikacji, brakowania, przechowywania i ewidencjonowania materiałów archiwalnych.

Narastający zasób archiwalny
materiały archiwalne wytwarzane i gromadzone w wyniku aktualnej działalności twórców zespołów.
 
Obieg pism
oieg pism w urzędzie (instytucji) od momentu ich otrzymania lub sporządzenia, przechodzących przez niezbędne punkty zatrzymania, do momentu załatwienia sprawy lub wysłania pisma do adresata.

Ocena wartości dokumentacji twórców zespołów
ustalanie w oparciu o kryteria wartościowania, jakie części dokumentacji twórców zespołów stanowią materiały archiwalne, a anstępnie które z materiałów archiwalnych posiadają wartość historyczną, a któe wyłącznie wartość prkatyczną w celu nadania im właściwej kwalifikacji archiwalnej. Por. ekspertyza archiwalna.

Opis jednostki archiwalnej
1. informacja o sygnaturze, treści i formie jednostki archiwalnej sporządzona dla celów inwentarzyacji archiwalnej;

Opracowanie zespołu (zbioru) archiwalnego
dokonywanie czynności wchodzących w zakres porządkowania zespołu (zbioru) oraz sporządzanie do niego inwentarza ze wstepem, a niekiedy także innych pomocy archiwalnych.
 
Państwowy zasób archiwalny
całokształt materiałów archiwalnych kwalifikujących sie do trwałego przechowywania w archiwach a znajdujących sie we władaniu państwa lub pod jego ochroną prawną, niezależnie od miejsca przechowywania.

Pismo
wypowiedź pisemna utrwalająca czynność urzędową względnie wypowiedź pismena osoby fizycznej, skierowana do urzędu (instytucji) celem zalatwienia określonej sprawy. Por. akt.

Pomoce archiwalne
różne postacie opracowań dotyczących głównie treści i formy materiałów archiwalnych sporządzone według ustalonych zasad, dla celów ewidencji, informacji i udostepniania. Por. inwnetarz archiwalny, katalog tematyczny, indeks, skorowidz i inne.

Pomoce kancelaryjne
róznorodne typy ksiąg, kartotek, spisów, skorowidzów, służących w kancelarii (registraturze) do rejestracji, wyszukiwania i kontroli obiegu pism.

Porządkowanie zespołu (zbioru) archiwalnego
nadawanie prawidłowego układu materiałom archiwalnym w zespole (zbiorze) w oparciu o ustalenia metodyki archiwalnej. Na porządkowanie składają się zazwyczaj: segregacja, klasyfikacja, brakowanie i systematyzacja. Por. opracowywanie zespołu archiwalnego.

Przewodnik po zasobie archiwum
pomoc archiwalna informująca o poszczególnych zespołach (zbiorach) archiwalnych lub ich grupach, składających sie na zasób danego archiwum. Przewodnik z reguły zawiera historię archiwum, ogólną systematykę jego zasobu, charakterystykę poszczególnych zespołów (zbiorów), uwzględnia ponadto pomoce archiwalne i bibliografię.

Przewodnik po zasobie (zbiorze) archiwalnym
pomoc archiwalna o charakterze zblizonym do wyrozumowanego skorowidza rzeczowego informująca o treści materiałów archiwalnych danego zespołu (zbioru) przy pomocy haseł, sformułowanych w oparciu o probematykę tych materiałów, a usystematyzowanych według przyjętego schematu i odsyłająca za pośrednictwem tych hasel do odpowiednich pozycji inwnetarza archiwalnego, względnie sygnatury jednostki archiwalnej. (w braku inwnetarza).
 
Registratura
1. dokumenty niezbędne do pracy bieżącej twórcy zespołu, przechowywane w jego komórkach organizacyjnych;
2. komórka organizacyjna (stanowisko pracy) twórcy zespołu zajmująca się wyłącznie lub m.in. rejestracją i przechowywaniem dokumentów potrzebnych do pracy bieżącej;
3. lokal (miejsce przechowywania registratury;
4. w systemie kancelarii pruskiej całośc akt twórcy zespołu powstała w wyniku jego działalności. Por. zespół dokumentacyjny;
5. termindawniej nieraz uzywany w znaczeniu składnicy akt.

Rejestracja pism
wpisywanie do odpowiednich pomocy kancelaryjnych, przeważnie do dziennika podawczego, pism wpływających i pism wychodzących z jednoczesnym nadawaniem im odpowiedniego numeru.

Rejestracja spraw
wpisywanie do odpowiednich pomocy kancelaryjnych (przeważnie do spisu spraw), pierwszego pisma wszczynającego dana sprawę z jednoczesnym nadaniem mu odpowiedniego numeru sprawy; nastepnie pisma w tej sprawie otrzymują ten sam numer, z zasady w obrębie roku.

Rekonstrukcja archiwalna
1. odtwarzanie (na podstawie akt, inwnetarzy lub innych pośrednich danych) pierwotnego układu i zawartości jednostki lub zespołu archiwalnego rozproszonego, zachowanego częściowo lub nieistniejącego dla ewentualnego scalenia lub opracowania inwentarza idealnego;
2. pełne lub częściowe odtwarzanie zniszczonej lub zaginionej jednostki czy też zespołu archiwalnego przez gromadzenie odpisów, względnie dubletów akt, pochodzących bądź z tego samego zespołu, bądź z innych zespołów.

Repertorium
1.spis jednostek archiwalnych danego zespołu archiwalnego lub jego części (względnie elementów składowych poszczególnych jednostek), uwzględniający niektóre elementy rozpoznawcze (z reguły tytuł wlaściwy akt), bądź też wskazujący na wybrane elementy treściowe;
2. pomoc kancelaryjna (stosowana zwłaszcza w sądach) zbliżona do dziennika podawczego, służąca do rejestracji określonych typów spraw, zawierająca zwięzłe adnotacje charakteryzujące poszczególne sprawy oraz wazniejsze momenty ich załatwienia, stanowiące jednocześnie podstawę do nadania aktom tych spraw właściwego układu. Do tego typu repertoriów sporządza się w miarę potrzeby skorowidze;
3. termin - repertorium używa si e niekeidy zamiennie z terminem skorowidz lub inwentarz.

ul.Rakowiecka 2D, 02-517 Warszawa
tel.(+48 22) 565-46-00, fax (+48 22) 565-46-14
email: ndap@archiwa.gov.pl