-A
+A

Materiały pomocnicze

Rewindykacja materiałów archiwalnych
odzyskanie na podstawie międzynarodowych umów materiałów archiwalnych wywoezionych poza granice państwa. Por. ekstradycja, windykacja.

Rozmieszczenie państwowego zasobu archiwalnego
podział materiałów archiwalnych między archiwa zgodnie z ich właściwością rzeczową i terytorialną.
 
Scalanie archiwalne
łączenie z zespołem archiwalnym lub z jednostką archiwalną w zespole w sposób realny (fizyczny) lub idealny (poprzez inwnetarz archiwalny) odłączonych od danego zespołu lub danej jednostki materiałów archiwalnych. Por. inwentarz zespołu (zbioru) idealny, realny, rekonstrukcja archiwalna.

Segregacja materiałów archiwalnych
podział materiaów archiwalnych w toku ich porządkowania na zespoły archiwalne a w obrębie zespołu na komórki organizacyjne, w oparciu o cechy kancelaryjne (registraturalne). Por. klasyfikacja materiałów archiwalnych.

Selekcja materiałów archiwalnych
dokonywanie wyboru materiałów archiwalnych o wartości historycznej w oparciu o przeporwadzoną ocenę wartości materiałów archiwalnych danego twórcy zespołu (twórców zespołów). Por. ocena wartości dokumentacji twórców zespołów.

Selekcja (archiwalna) twórców zespołów
dokonywanie w oparciu o określone kryteria wartościowania, wyboru twórców zespołów, których materiały archiwalne zasługują na trwałe przechowywanie a ich twórcy objęci są specjalnym nadzorem archiwów państwowych.

Seria
szereg jednostek archiwalnych w zespole (zbiorze) archiwalnym stanowiących pewien ciag, a związanych analogią treści lub formy zewnetrznej, bądź analogią obu tych elementów.

Sieć archiwalna
organizacja i rozmieszczenie archiwów na określonym terytorium zgodnie z ustrojem, strukturą i organizacją terytorialną władz, w których gestii znajdują się archiwa wchodzące w skład danej sieci archiwalnej.

Sieć archiwów państwowych
sieć archiwalna, w skład której wchodzą archiwa państwowe podległe naczelnej władzy archiwalnej danego państwa.

Skorowidz archiwalny
pomoc archiwalna zawierająca wykaz haseł systematyzowanych alfabetycznie, chronologicznie lub rzeczowo, slużąca do szybkiego odszukania sygnalizowanej przez nie treści w opracowanych materiałach archiwalnych.

Spis akt
(materiałów archiwalnych)
spis jednostek archiwalnych bez względu na ich stan uporządkowania.

Spis spraw
pomoc kancelaryjna stosowana w systemie rzeczowo-bezdziennikowym (rzeczowo-rejestrowym), służąca do rejestracji spraw w obrębie grup rzeczowych (teczek-spraw).

Spis zespołów (zbiorów) archiwalnych
spis zespołów (zbiorów) najczęściej w układzie według komórek organizacyjnych danego archiwum, podający podstawowe informacje o poszczególnych zespołach (zbiorach).

Spuścizna archiwalna
(papiery)
termin stosowany na oznaczenie zespołu archiwalnego wytworzonego przez osobę (lub osoby) fizyczną. W praktyce włącza sie do spuścizny także zbiory archiwalne powstałe z zainteresowań kolekcjonerskich twórcy spuścizny.

Sukcesja bierna
materiały archiwalne przejete przez sukcesora (sukcesorów), niepotrzebne do jego bieżącej dzialalności.

Sukcesja czynna
materiały archiwalne spraw nie zakończonych przez sukcesodawcę, przejete przez sukcesora (sukcesorów), potrzebne do jego dalszej bieżącej działalności.

Sukcesja materiałów archiwalnych
dziedziczenie materiałów archiwalnych 

Sumariusz
zestawienie strzeszczeń aktów i dokumentów danego zespołu lub jego części sporządzone w układzie chronologicznym, tematycznym lub geograficznym. Termin bywał uzywany niekiedy w znaczeniu inwentarza.

Sygnatura archiwalna
1. znak rozpoznawczy nadany jednostce archiwalnej lub jednostce inwentarzowej, określający jej miejsce w obrębie zespołu (zbioru) i umożliwiający jej zidentyfikowanie;
2. zespół znaków wskazujących na aktualne miejsce przechowywania jednostki archiwalnej lub jednostki inwentarzowej.

Symbol klasyfikacyjny wykazu akt
oznaczenie cyfrowe, literowe  lub cyfrowo-literowe grupy spraw w wykazie akt tworcy zespołu, które jednocześnie stanowi część skłądową znaku akt. Por. wykaz akt.

System kancelaryjny
sposób rejestracji, obiegu i układu akt powstających w toku bieżącej działności twórcy zespołu. Por. też: kancelaria.
 
System kancelaryjny bezdziennikowy
system kancelaryjny nie stosujący rejestracji pism w dzienniku podawczym. Termin ten bywa używany na oznaczenie systemu kancelaryjnego rzeczowo-rejestrowego lub systemu kancelaryjnego rzeczowo-bezrejestrowego. Zob. system kancelaryjny rzeczowo-rejestrowy, system kancelaryjny rzeczowo-bezrejestrowy.

System kancelaryjny dziennikowy
(dziennikowo-numerowy)
system kancelaryjny polegający na rejestrowaniu pism w dzienniku podawczym według kolejności liczby dziennika.

System kancelaryjny dziennikowo-rzeczowy
system kancelaryjny polegający na stosowaniu dziennika podawczego do rejestracji i kontroli obiegu pism oraz na nadawaniu aktom układu rzeczowego, najczęściej zgodnie z wykazem akt.

System kancelaryjny rzeczowo-bezrejestrowy
system kancelaryjny polegający na stosowaniu rzeczowego układu akt (zazwyczaj zgodnie z wykazem akt), pomijający natomiast rejestrację akt.

System kancelaryjny rzeczowo-rejestrowy
system kancelaryjny polegający na stosowaniu rzeczowego układu akt (zazwyczaj zgodnie z wykazem akt) oraz na rejestrowaniu poszczególnych spraw w spisach spraw, prowadzonych odrębnie dla każdej grupy rzeczowej spraw, dla której zaklada się oddzielną teczkę akt. 

Systematyzacja archiwalna
nadawanie jednostkom archiwalnym zespołu (zbioru) archiwalnego układu kancelaryjnego, (registraturalnego), strukturalnego lub wyrozumowanego.

Twórca zespołu
jednostka organizacyjna (urząd, instytucja, przedsiębiorstwo, organizacja społeczna) posiadająca określony zakres działania i samodzieność organizacyjną, działająca z reguły w oparciu o właściwe dla siebie normy prawne, lub osoba fizyczna (osoby fizyczne) przejawiająca działalność w określonych dziedzinach życia społecznego. Por. dokumentacja twórcy zespołu, zespół dokumentacyjny, zespół archiwalny.

Tytuł jednostki archiwalnej (inwentarzowej)
wyraz lub szereg wyrazów stanowiących nazwę lub okreslających zawartość treściową a także rodzaj materiałów danej jednostki.
 
Udostępnianie materiałów archiwalnych
organizowanie przez archiwum w oparciu o obowiązujące przepisy form korzystania z materiałów archiwalnych.
 
Wartościowanie materiałów archiwalnych
ocena wartości dokumentacji twórców zespołów

Windykacja materiałów archiwalnych
przejęcie przez jedno państwo materiałów archiwalnych powstałych na terytorium innego państwa, a dotyczących terytorium państwa przejmującego na zasadzie więzi prawno-ustrojowych, zachodzących w momencie powstania tych materiałów pomiędzy ich twórcą a wchodzącym w grę terytorium państwa przejmującego (np. windykacja z Dezna w r. 1815 na rzecz Królestwa Polskiego akt Sekretariatu Stanu księstwa Warszawskiego). Por. ekstradycja, rewindykacja.

Wydzielanie materiałów archiwalnych
1. wyłączanie w archiwum zakładowym materiałów archiwalnych kategorii A celem przekazania ich do archiwum państwowego;
2. wyłączanie z zespołu archiwalnego wybrakowanych materiałów archiwalnych kat. B, których termin przechowywania upłynął, celem przekazania ich na zniszczenie.

ul.Rakowiecka 2D, 02-517 Warszawa
tel.(+48 22) 565-46-00, fax (+48 22) 565-46-14
email: ndap@archiwa.gov.pl