-A
+A

Materiały pomocnicze

Wykaz akt
(plan akt, plan registratury, podział rzeczowy akt)
wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi, kwalifikacją archiwalną, a wyrażający rzeczową klasyfikację akt twórcy zespołu. Por. przykładowy wykaz akt typowych; plan akt.

Wykaz akt jednolity
wykaz haseł wyrażający rzeczową klasyfikację akt twórcy zespołu niezależnie od jego struktury organizacyjnej oparty zazwyczaj o dziesiętny sposób sygnowania haseł klasyfikacyjnych.

Wykaz akt strukturalno-rzeczowy
wykaz akt wyrażający strukturalno-rzeczową klasyfikację akt twórcy zespołu.

Zasada przynależności kancelaryjnej
zasada zachowania w obrębie zespołu kolejności dokumentów (aktów) nadanej im w kancelarii (registraturze) twórcy zespołu. Por. zasada przynależności zespołowej.

Zasada przynależności terytorialnej
zasada poszanowania związku zespołów archiwalnych z terytorium, na którym powstały.

Zasada przynależności zespołowej
zasada poszanowania związku materiałów archiwalnych wchodzących w skład zespołu archiwalnego z jego twórcą, decyzdująca zarazem o niepodzielności tego zespołu. Por. zasada przynależności kancelaryjnej.

Zbiór archiwalny
dokumenty zgromadzone przez urzędy (instytucje) lub osoby fizyczne pod określonym katem widzenia, mające w całości lub w przeważającej części charakter materiałów archiwalnych.

Zespół archiwalny
organicznie powiązane ze sobą zarchiwalizowane materiały archiwalne wytworzone i zgromadzone w wyniku działalności urzędu (instytucji) lub osoby fizycznej. Por. twórca zespołu, archiwalizacja.

Znak akt
znak rozpoznawczy umieszczony w postaci liter lub cyfr na akcie (poszycie lub teczce), skladający się zazwyczaj z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego wykazu akt twórcy zespołu, a wskazujący na miejsce przechowywania akt w registraturze.

Znak pisma
znak rozpoznawczy pisma, pod którym jest zarejestrowane w kancelarii wystawcy:
1. w systemie dziennikowym - sklada się z numeru kolejnego dziennika podawczego, łamanego przez dwie lub trzy ostatnie cyfry daty rocznej lub z symbolu komórki organizacyjnej i numeru dziennika podawczego:
2. w systemie bezdziennikowym ze znaku uzupełnionego numerem sprawy;
3. w systemie rzeczowo-bezrejestrowym wyłącznie ze znaku akt.

Znak sprawy
znak rozpoznawczy akt sprawy skąldający się ze stałych elementów rejestracyjnych pism w obrębie danej sprawy:
1. w systemie dziennikowym składa sie z symbolu komórki organizacyjnej i numeru dziennika podawczego lub tylko numeru dziennika podawczego;
2. w systemie bezdziennikowym (rzeczowo-rejestrowym) - z symbolu komórki organizacyjnej znaku akt i numeru sprawy lub tylko ze znaku akt.

 

ul.Rakowiecka 2D, 02-517 Warszawa
tel.(+48 22) 565-46-00, fax (+48 22) 565-46-14
email: ndap@archiwa.gov.pl