-A
+A

Materiały pomocnicze

Brakowanie
(szkartowanie)
1. dawniej typowanie materiałów archiwalnych nie zasługujących na trwałe przechowywanie celem przekazania ich na zniszczenie;
2. obecnie terminem brakowanie określa się wydzielanie materiałów archiwalnych.
Depozyt archiwalny

Dokument
(carta, charta, littera)
1. pismo uwierzytelnione sporządzone z zachowaniem przyjetych w danej epoce i miejscu form zewnetrznych i wewnetrznych, stwierdzające lub ustanawiające pewien stan prawny albo też służące do wykonywania uprawnień;
2. zapis bez względu na jego postać będący świadectwem jakiegoś faktu (faktów) i zjawisk obiektywnej rzeczywistości lub przejawów myśli ludzkiej.

Dokumentacja archiwalna
1. termin stosowany na równi z terminem: materiały archiwalne;
2. materiał informacyjny zebrany do określonych zagadnień w oparciu o zasób jednego lub wielu archiwów.

Dokumentacja inwestycyjna
(ekonomiczna)
ogół dokumentów niezbędnych do realizacji zamierzonej inwestycji.

Dokumentacja konstrukcyjna
ogół dokumentów, określających jednoznacznie wyrób (urządzenie), jego części składowe oraz wymagania jakościowe dotyczące wykonania i działania.

Dokumentacja księgowa
ogół dokumentów wyrażających przebieg lub skutek zleconych albo dokonanych operacji gospodarczych a niekiedy także pisemne zlecenia dokonania zapisów księgowych nie wyrażające operaci gospodarczych.

Dokumentacja nagrania
ogół dokumentów zawierających informacje odnoszące się do treści lub okoliczności powstania nagrania.

Dokumentacja filmu
ogół dokumentów zawierających opis treści filmu, długości wszystkich kolejnych ujęć, wielkości planów, pełny tekst dialogu lub komentarza filmu oraz opis jego strony muzyczno-dźwiękowej.

Dokumentacja produkcyjna
(dokumentacja warsztatowa)
ogół dokumentów, stanowiących podstawę do urochomienia produkcji, kontroli przebiegu procesów produkcyjnych oraz rizliczania kosztó własnych produkcji.

Dokumentacja techniczna
ogół dokumentów w formie rysunków, opisów i obliczeń koniecznych do realizacji projektowanego obiektu, wyrobu lub procesu technologicznego.

Dokumentacja technologiczna
ogół dokumentów, zawierających dane dotyczące procesu technologicznego obróbki lub montażu oraz dane odnoszące się do pomocy uzywanych w tych procesach.

Dokumentacja twórcy zespołu
dokumenty wytwarzane i gromadzone przez twórcę zespołu w toku jego działania.

Dziedziczenie (sukcesja) materiałów archiwalnych
przejmowanie materiałów archiwalnych w następwstwie przejęcia całości lub części zakresu działania twórcy zespołu przez sukcesora. Por. sukcesja czynna, sukcesja bierna.
 
Ekspertyza archiwalna
badanie dokumentacji twórcy zespołu w celu przeporwadzenia oceny jej wartości i ustalenia jej kwalifikacji archiwalnej. Por. ocena wartości dokumentacji twórców zespołu.
 
Granice zespołu archiwalnego
zakres materiałów archiwalnych zespołu wyznaczony przez związek zachodzący między materiałami archiwalnymi zespołu a jego twórcą. Granice zespołu wyznaczają daty powstania i likwidacji twórcy zespołu, zakres jego funkcji oraz kompetencji rzeczowych i terytorialnych.

Gromadzenie zasobu archiwalnego
uzupełnianie państwowego zasobu archiwalnego lub zasobu archiwum przez dopływy i nabytki materiałów archiwalnych.

Grupa zespołów archiwalnych
dwa lub więcej zespołów charakteryzujących się jenodrodnościa funkcji oraz równorzędnością pozycji ich ywórców, działających na okreslonym terytorium w ramach określonej struktury ustrojowo-administracyjnej. grupę zespołów ewidencjonuje się łącznie pod umowna nazwą, z zachowaniem odrębności sygnaturalnej każdego zespołu wchodzącego w skład grupy.
 
Instrukcja kancelaryjna
przepisy normujące zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz postępowania z aktami do momentu przekazania ich do archiwum.

Instruktaż w zakresie kształtowania narastającego zasobu archiwalnego
ogół czynności szkoleniowych i konsultacyjnych wykonywanych przez władze archiwalne w stosunku do twórców zespołów w zakresie klasyfikacji, systematyzacji, kwalifikacji, brakowania, przechowywania i ewidencjonowania materiałów archiwalnych.

Inwentaryzacja archiwalna
jedna z czynności wchodzących w zakres opracowywania zespołu (zbioru), polegająca na opisywaniu jednostek archiwalnych i sporządzaniu inwentarza zespołu (zbioru) archiwalnego.

Inwentarz zespołu (zbioru) archiwalnego
 pomoc archiwalna służąca zabezpieczeniu całości i udostepnianiu materiałów archiwalnych jednego zespołu (zbioru), stanowiąca systematyczny ciąg opisów poszczególnych jednostek archiwalnych, zgodny zazwyczaj z układem jednostek w zespole (zbiorze).

Jednostka archiwalna
odrębna fizycznie jednostka materiałów archiwalnych (dokument, księga, poszyt, plik, wiązka, teczka, mapa lub jej arkusz, rysunek lub jego arkusz, fotografia, krążek taśmy magnetofonowej lub filmowej, płyta gramofonowa itp.). Zazwyczaj jednostka archiwalna stanowi jednostkę inwentarzową.

Jednostka inwentarzowa
 materiały archiwalne określonego zespołu (zbioru) stanowiące jedną pozycję w inwentarzu zespołu (zbioru) archiwalnego.

Kancelaria
1. komórka organizacyjna lub zespół komórek organizacyjnych w urzędzie (instytucji) zajmujących się przyjmowaniem, rejestracją i rozdzielaniem pism wpływających, przygotowywaniem, rejestracją i wysyłaniem pism wychodzących oraz przechowywaniem akt danego urzędu. W różnych okresach nie wszystkie z wymienionych czynności wchodziły w zakres działalności kancelarii, np. kancelaria współczesna w zasadzie ograicza się do przyjmowania i rodzielania pism wpływających oraz do ekspedycji pism wychodzących;
2. w najszerszym znaczeniu za kancelarię można uznać wszystkie komórki organizacyjne twórcy zespołu wytwarzające akta;
3. termin używany niekiedy na oznaczanie systemów kancelaryjnych, np. kancelaria austriacka, pruska, rosyjska;
4. pomieszczenie biurowe przeznaczone dla kancelarii (sekretariatu) w znaczeniu komórki organizacyjnej.

Karta zespołu (zbioru) archiwalnego
karta o znormalizowanym schemacie, zawierająca podstawowe informacje o zespole (zbiorze) lub grupie zespołów.

Katalog archiwalny
rodzaj pomocy archiwalnej, zawierającej informacje o treści materiałów archiwalnych jednego lub wielu zespołów (zbiorów) albo ich części, opracowane według z góry przyjętych założeń i uszeregowane według ustalonych kryteriów. termin używany dawniej, zwłaszcza w publikacjach, w znaczeniu inwentarza archiwalnego.

ul.Rakowiecka 2D, 02-517 Warszawa
tel.(+48 22) 565-46-00, fax (+48 22) 565-46-14
email: ndap@archiwa.gov.pl