-A
+A

Dokumentacja pracownicza

Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych na podstawie art. 51g ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2018 r. poz. 217 z późn. zm.), prowadzi ewidencję przechowawców akt osobowych i płacowych.

Działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania jest działalnością regulowaną i wymaga uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych.

Organem prowadzącym rejestr jest marszałek województwa właściwy ze względu na miejsce wykonywania działalności objętej wpisem.

Ewidencja przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzona jest na podstawie informacji uzyskanych od marszałków województw.

EWIDENCJA do pobrania w pliku pdf. (247 KB)

Ostatnia aktualizacja z 14 marca 2019 r.

Na podstawie Ewidencji przechowawców akt osobowych i płacowych można ustalić, czy podmiot oferujący usługi przechowywania dokumentacji pracowniczej po likwidujących się zakładach pracy, dysponuje wymaganym wpisem w rejestrze. Tylko podmioty wpisane do rejestru marszałka (i tym samym widniejące w Ewidencji) mogą prowadzić działalność gospodarczą w tym zakresie.

Ewidencja zawiera wykaz przechowawców akt osobowych i płacowych (aktywnych i wykreślonych), natomiast baza "Miejsca przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców"  Archiwum Państwowego w Warszawie służy do ustalenia, który z przechowawców dysponuje dokumentacją wskazanego zakładu pracy.

Informacja dla osób poszukujących dokumentów osobowo-płacowych do celów emerytalno-rentowych oraz ustalenia kapitału początkowego


Akta osobowe i płacowe, stanowiące podstawę do wystawienia świadectwa pracy i poświadczenia wynagrodzenia otrzymywanego z tytułu wykonywanej pracy, potrzebne pracownikom do ustalenia wymiaru emerytury w ZUS, zaliczane są do dokumentacji niearchiwalnej (kategoria "B"). W związku z tym posiadają ustalony przez ustawodawcę czasowy okres przechowywania, po którym są niszczone (brakowane). Dla dokumentacji osobowej okres przechowywania wynosi obecnie pięćdziesiąt lat od ustania stosunku pracy. Natomiast dla akt płacowych (listy płac, karty wynagrodzeń) - do czasu wejścia w życie ustawy z dnia 17 października 1991 r. o rewaloryzacji emerytur i rent, o zasadach ustalania emerytur i rent oraz zmianie niektórych ustaw (Dz. U. Nr 104, poz. 450, art. 7) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (Dz. U. Nr 10, poz. 35, par. 45) przedłużających okres przechowywania dokumentacji płacowej - obowiązywał dwunastoletni okres przechowywania wyznaczony wcześniej obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

czytaj więcej

Informacja dla przedsiębiorców chcących prowadzić działalność w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2018 r., poz. 217 z późn. zm.) stanowi, że działalność gospodarczą w zakresie przechowania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców mogą prowadzić jedynie przedsiębiorcy posiadający wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonego przez marszałków poszczególnych województw

czytaj więcej
ul.Rakowiecka 2D, 02-517 Warszawa
tel.(+48 22) 565-46-00, fax (+48 22) 565-46-14
email: ndap@archiwa.gov.pl