Dokumentacja pracownicza

Informacja dla osób

DrukujDrukuj - wersja mobilna

Informacja dla osób poszukujących dokumentów osobowo-płacowych do celów emerytalno-rentowych oraz ustalenia kapitału początkowego


Akta osobowe i płacowe, stanowiące podstawę do wystawienia świadectwa pracy i poświadczenia wynagrodzenia otrzymywanego z tytułu wykonywanej pracy, potrzebne pracownikom do ustalenia wymiaru emerytury w ZUS, zaliczane są do dokumentacji niearchiwalnej (kategoria "B"). W związku z tym posiadają ustalony przez ustawodawcę czasowy okres przechowywania, po którym są niszczone (brakowane). Dla dokumentacji osobowej okres przechowywania wynosi obecnie pięćdziesiąt lat od ustania stosunku pracy. Natomiast dla akt płacowych (listy płac, karty wynagrodzeń) - do czasu wejścia w życie ustawy z dnia 17 października 1991 r. o rewaloryzacji emerytur i rent, o zasadach ustalania emerytur i rent oraz zmianie niektórych ustaw (Dz. U. Nr 104, poz. 450, art. 7) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (Dz. U. Nr 10, poz. 35, par. 45) przedłużających okres przechowywania dokumentacji płacowej - obowiązywał dwunastoletni okres przechowywania wyznaczony wcześniej obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

Dokumentację potrzebną pracownikowi do ustalenia wymiaru emerytury lub renty ma obowiązek przechowywać i zabezpieczyć zakład pracy. W przypadku jego likwidacji:


Jeśli zakład pracy był jednostką państwową, należy zwrócić się do jego sukcesora, który kontynuuje działalność i powinien przechowywać dokumentację swojego poprzednika. Sukcesorami mogą być np. przedsiębiorstwa państwowe, które powstały w wyniku zmian organizacyjnych; spółki prawa cywilnego lub handlowego, które powstały po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa państwowego i przejęły jego majątek oraz akta. W razie braku sukcesora należy zwrócić się do właściwego rzeczowo organu administracji państwowej (założycielskiego lub nadrzędnego) byłego pracodawcy, którymi często byli wojewoda lub minister.


Jeśli zakład pracy był spółdzielnią - Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 4 kwietnia 1995 roku w sprawie sposobu i czasu przechowywania ksiąg i dokumentów zlikwidowanych spółdzielni oraz organizacji spółdzielczych (Dz. U. Nr 47, poz. 248) - likwidator przekazuje uporządkowaną dokumentację niearchiwalną, której okres przechowywania jeszcze nie upłynął, związkowi rewizyjnemu, w którym była zrzeszona spółdzielnia, a jeśli takiego związku nie ma lub w razie jego likwidacji - Krajowej Radzie Spółdzielczej. Dokumentacja taka może zostać przekazana na przechowanie wskazanej przez Krajową Radę Spółdzielczą spółdzielni albo organizacji spółdzielczej lub Stowarzyszeniu Archiwistów Polskich.


O miejscu przechowywania dokumentów zlikwidowanego przedsiębiorstwa prywatnego, państwowego lub spółdzielczego, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej informuje właściwy terytorialnie sąd rejonowy lub inny organ prowadzący rejestr działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.


Kontakty - adresy i telefony do wyżej wymienionych instytucji można znaleźć na stronach internetowych:

·        ministerstwa, urzędy wojewódzkie

·        Krajowa Rada Spółdzielcza

·        Stowarzyszenie Archiwistów Polskich

·        Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa(dawniej Agencja Nieruchomości Rolnych)

W Internecie są dostępne następujące bazy informujące o zlikwidowanych zakładach pracy, m.in.:

·        Miejsca przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców

·        Zakład Ubezpieczeń Społecznych

·        Związek Lustracyjny Spółdzielni Pracy

·        Urzędy wojewódzkie:

­        Zakład Obsługi Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie

­        Wykaz zlikwidowanych przedsiębiorstw państwowych, których dokumentację przechowuje Lubuski Urząd Wojewódzki

­        Wykaz zlikwidowanych przedsiębiorstw państwowych, których dokumentację przechowuje Małopolski Urząd Wojewódzki

­        Wykaz zlikwidowanych przedsiębiorstw państwowych, których dokumentację przechowuje Podkarpacki Urząd Wojewódzki

­        Wykaz zlikwidowanych przedsiębiorstw państwowych, których dokumentację przechowuje Dolnośląski Urząd Wojewódzki

­        Wykaz zlikwidowanych przedsiębiorstw państwowych, których dokumentację przechowuje Kujawsko-Pomorski Urząd Wojewódzki

­        Wykaz zlikwidowanych przedsiębiorstw państwowych, których dokumentację przechowuje Lubelski Urząd Wojewódzki

­        Informacje i wykaz zlikwidowanych przedsiębiorstw państwowych, których dokumentację przechowuje Pomorski Urząd Wojewódzki

­        Informacje i wykaz zlikwidowanych przedsiębiorstw państwowych, których dokumentację przechowuje Śląski Urząd Wojewódzki

­        Informacje i wykaz zlikwidowanych przedsiębiorstw państwowych, których dokumentację przechowuje Świętokrzyski Urząd Wojewódzki

­        Informacje i wykaz zlikwidowanych przedsiębiorstw państwowych, których dokumentację przechowuje Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki

­        Informacje i wykaz zlikwidowanych przedsiębiorstw państwowych, których dokumentację przechowuje Warmińsko-Mazurski Urząd Wojewódzki

­        Informacje i wykaz zlikwidowanych przedsiębiorstw państwowych, których dokumentację przechowuje Wielkopolski Urząd Wojewódzki

­        Informacje i wykaz zlikwidowanych przedsiębiorstw państwowych, których dokumentację przechowuje Opolski Urząd Wojewódzki

        Wykaz zlikwidowanych przedsiębiorstw państwowych, których dokumentację przechowuje Łódzki Urząd Wojewódzki

­        Informacje i wykaz zlikwidowanych przedsiębiorstw państwowych, dla których organem założycielskim był Wojewoda Suwalski, przechowywana przez Urząd Miejski w Suwałkach

­        Informacja na stronie Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego

·        portal przeznaczony dla osób poszukujących danych o upadłościach, likwidacjach oraz informacji o przechowywanych aktach

·        strony podmiotów świadczących usługi przechowalnicze:

­        strona spółki Archiwa Opolskie zajmującej się przechowywaniem akt osobowych zlikwidowanych przedsiębiorstw

­        strona spółki "ArchiDoc" zajmującej się przechowywaniem akt osobowych zlikwidowanych przedsiębiorstw

­        strona firmy Emiks zajmującej się przechowywaniem akt osobowych zlikwidowanych przedsiębiorstw

­        Wyszukiwarka firmy PIKA

­        Wykaz Archiwum Usługowego Filia Transprin-u

­        Wykaz Pomorskiej Agencji Finansowej

­        Wykaz Zakładu Usług Archiwalnych Składnica

­        Wykaz firmy Audiator

­        Wykaz firmy Narew Ostrołęka

­        Wykaz firmy Archiwum Serwis

­        Wykaz firmy Arch-data

­        Wykaz Archiwum Terra

­        Wykaz firmy COKOM

­        Wykaz Archiwum Usługowe AKTA

­        Wykaz firmy AGADAR

­        Wykaz firmy Musi Novum

­        Wykaz firmy Archet-Nausea

­        Wykaz Usługi Archiwistyczne – Składnica Depozytowa

­        Wyszukiwarka firmy Archeon

­        Wykaz firm Archiwum JP

­        Wykaz firm Archiwum Depozytowe

­        Wykaz firm Archiwum Dokumentów

­        Wykaz firm Acta Nova

­        Wykaz firm Śląskie Centrum Archiwizacji i Inicjatyw Gospodarczych

­        Wykaz firm ACD

­        Wykaz firmy Ulmex


Informacji o miejscach przechowywania dokumentacji pracowniczej udziela Archiwum Państwowe w Warszawie, Archiwum Dokumentacji Osobowej i Płacowej, adres: 05-822 Milanówek, ul. Stefana Okrzei 1, skr. poczt. 164, telefon: (22) 635 68 22