Dla użytkowników archiwów

Warunki udostępniania zasobu archiwum

DrukujDrukuj - wersja mobilna

Udostępnianie bezpośrednie

Archiwa państwowe udostępniają zgromadzone materiały archiwalne w sposób bezpośredni – poprzez umożliwianie osobom zainteresowanym osobistego zapoznania się z treścią przechowywanych materiałów w siedzibie archiwum, w dniach i godzinach określanych indywidualnie przez każdą jednostkę. Udostępnianie archiwaliów we wszystkich archiwach jest bezpłatne.

Udostępnianie pośrednie

Archiwa państwowe udostępniają przechowywane przez nie materiały również w sposób pośredni, podejmując dla imiennie określonych użytkowników, w trybie odpłatnych usług, poszukiwania określonych informacji lub dokumentów oraz sporządzając reprodukcje z własnego zasobu. Archiwum może jednak odmówić przeprowadzenia poszukiwań w przypadku, gdy zamawiający nie jest w stanie określić podstawowego zakresu przedmiotowego i chronologicznego poszukiwanego dokumentu lub informacji. Do realizacji usług archiwalnych nie znajdują zastosowania wymagania co do ręcznej autoryzacji zleceń ani zachowania szczególnej formy ich składania, w tym pisemnej, ani przekazania pocztą tradycyjną. Informacje dotyczące kosztów usług archiwalnych dostępne są w cennikach zamieszczonych w serwisach internetowych poszczególnych archiwów.

Zasady udostępniania zasobu

Materiały archiwalne przechowywane są zgodnie z zasadą przynależności terytorialnej:

Każdemu przysługuje prawo dostępu do materiałów archiwalnych.Od 1 stycznia 2007 r.materiały archiwalne udostępnia się, niezależnie od obywatelstwa użytkowników, na jednolitych zasadach.Cudzoziemcy nie muszą zatem występować o zgodę na korzystanie z akt.

Dostęp do materiałów archiwalnych może zostać ograniczony ze względu na zły stan fizyczny tych materiałów, ochronę dóbr osobistych i danych osobowych, a także w zakresie i na zasadach określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych. W razie powzięcia uzasadnionego przekonania o wystąpieniu ww. przeciwwskazań do udostępniania materiałów archiwalnych, dyrektor archiwum z urzędu wszczyna postępowanie w sprawie odmowy udostępnienia. Postępowanie prowadzone jest według przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego. Może ono zakończyć się umorzeniem na skutek wykluczenia przeciwwskazań do udostępniania, częściową odmową udostępnienia, skutkującą ustaleniem sposobu i zakresu korzystania z interesujących użytkownika materiałów bądź całkowitą odmową udostępnienia. Odmowa udostępnienia następuje w drodze decyzji, od której przysługuje odwołanie do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych za pośrednictwem Archiwum wydającego decyzję.

Szczegółowo zasady udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych zostały unormowane zarządzeniem nr 4 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 1 lutego 2013 r. w sprawie organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych (zmienionym zarządzeniem nr 10 z dnia 28 maja 2014 r. i zarządzeniem nr 11 z dnia 30 maja 2014 r.), a także w regulaminach wydanych przez dyrektorów poszczególnych archiwów państwowych. 

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom użytkowników zasobu archiwów państwowych, w 2011 r. wprowadzono możliwość wykonywania przez korzystających z zasobu archiwalnego kopii udostępnionych dokumentów własnym sprzętem. W czytelniach niektórych archiwów państwowych dostępne są urządzenia do samodzielnego sporządzania kopii.

Odrębnie regulowane są sprawy wydawania przez archiwa państwowe uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i reprodukcji przechowywanych materiałów, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów. Realizacja powyższych zadań odbywa się w zakresie administracji publicznej i wiąże się uiszczeniem przez wnioskodawcę opłaty skarbowej. Wysokość opłat i zasady ich pobierania określa ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.

 


Wytyczne i zalecenia:

1. Pismo Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 4 czerwca br. (znak: DOU.800.4.2016) dotyczące ustawy o ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego z dnia 25 lutego 2016 r. (Dz. U. 2016 poz. 352) [pdf, 270 KB]

2. Pismo Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 8 czerwca br. dotyczące wejścia w życie ustawy re-use [pdf, 3 512 KB]

3. Prezentacja multimedialna ze szkolenia "Ustawa o ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego w działalności archiwów państwowych", 30 czerwca br., adw. dr Grzegorz Sibiga [pdf, 178 KB]