Konferencje

Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych zaprasza na konferencję

DrukujDrukuj - wersja mobilna

Życie kulturalne i społeczne determinuje technologia, którą próbujemy oswajać i łączyć z czynnościami codziennymi w domu i pracy adaptując ją do własnych potrzeb. Przeobrażaniu ulega proces komunikacji, a więc i sposób w jaki tworzone są dokumenty. Technologia ma wpływ na wykonywanie pracy i powoduje, że coraz więcej dokumentów powstaje wyłącznie w postaci cyfrowej.

Myśląc o pojawieniu się dokumentacji elektronicznej w archiwum musimy mieć świadomość tego, że jest to część rewolucji informacyjnej, postrzegającej informację jako dobro szczególnie pożądane i cenne. Jednocześnie zachodzące procesy zmuszają człowieka do znalezienia takich modeli funkcjonowania społeczeństwa opartego na wiedzy, które sprzyjać będą demokratyzacji i zapobieganiu wykluczeniu społecznemu.

Pojawienie się dokumentacji elektronicznej diametralnie zmieniło nasze postrzeganie archiwum i kancelarii. Powstawanie dokumentacji cyfrowej jest procesem płynnym, polegającym na manipulacji danymi z różnych źródeł. Dokumenty elektroniczne są powoływane do „życia” dzięki oprogramowaniu, które umożliwia dostęp do nich, zrozumienie ich kodu oraz możliwość ich zobaczenia.

Niebagatelna - w obliczu tych zmian - jest rola archiwistów. Rewolucja technologiczna zmienia sposób, w jaki instytucje przetwarzają i wykorzystują informację. Zadania z tym związane stają się coraz bardziej wymagające i złożone. Archiwiści przyzwyczajeni do obcowania z dokumentacją papierową nie mogą być biernymi opiekunami (przechowawcami) dokumentów. Powinni spojrzeć na dokument elektroniczny poprzez kontekst procesu powstawania i wykorzystania współczesnej dokumentacji oraz wpływać na wyłanianie z masy powstającej informacji istotnych elementów. Musi nastąpić przeniesienie ciężaru pracy z fizycznego zabezpieczania zbiorów na identyfikację i zabezpieczanie kontekstu oraz celu powstania, funkcjonalności, wiarygodności dokumentacji.

Wraz ze wzrastającą ilością informacji, dostęp do niej staje się zasadniczym problemem. Znaczenia nabierają pytania o selekcję i strukturyzację informacji. Problem stanowią również współczesne nośniki danych, których żywotność jest krótka, a które nie mogą być odczytane przez ludzkie oko. Cyfrowa archiwizacja musi stać się końcowym etapem funkcjonowania dokumentacji elektronicznej, lecz nie może być ograniczona do przejmowania paczek dokumentów – konieczny jest czynny udział w tworzeniu i zarządzaniu cyfrową informacją.

Zmiana procesu wytwarzania akt urzeczywistniona w dokumentacji elektronicznej, wpływa również na odbiorców dokumentów – badaczy. Układ fizyczny i sposób uporządkowania dokumentacji elektronicznej z uwagi na jej „niefizyczny” charakter nie odgrywa większej roli. Może on ulegać zmianie przy każdorazowym wykorzystaniu przez twórcę lub użytkownika. Wirtualny charakter zespołów archiwalnych złożonych z dokumentacji elektronicznej wymusza konieczność zidentyfikowania i zachowania relacji między elementami tworzącymi zespół.

Coraz większe znaczenie w dobie cyfrowej zdobywa sposób gromadzenia dokumentacji. Zakres prac archiwów, wobec wyzwań takich jak dokumentowanie działalności podmiotów publicznych w formie baz danych czy rejestrów publicznych oraz dokumentowanie działalności prywatnej z wykorzystaniem nie tylko poczty elektronicznej, ale coraz częściej komunikatorów i narzędzi Web 2.0, zyskuje na znaczeniu z każdym rokiem. Nie ma wątpliwości, że dokumentacją elektroniczną należy zajmować się zanim trafi do archiwum. Podejście to znajduje potwierdzenie w codziennej praktyce, a także w dokumentach strategicznych, jak Zalecenie UNESCO w sprawie zachowania i dostępu do dziedzictwa dokumentacyjnego, w tym dziedzictwa cyfrowego, gdzie czytamy: „W przypadku dokumentów cyfrowych działania i interwencje powinny być podejmowane jeszcze przed ich wytworzeniem i pozyskaniem, aby usprawnić zarządzanie nimi, zminimalizować koszty i prawidłowo zarządzać związanym z nimi ryzykiem”.

Wiele tematów łączy archiwistów z różnych krajów, ale żaden nie jest tak powszechny jak kwestie związane z archiwizacją treści cyfrowych (e-archiving). Powstawanie i wykorzystywanie dokumentacji elektronicznej nie powoduje dezaktualizacji podstaw teorii i praktyki archiwalnej. Jednakże stawia archiwistów przed koniecznością rewizji i dostosowania ich do informacji zapisanych cyfrowo. Złożoność problemu oraz jego uniwersalność czyni oczywistym konieczność wymiany doświadczeń i współpracy międzynarodowej.

Celem konferencji jest stworzenie forum wymiany doświadczeń i dobrych praktyk wdrożonych w krajach europejskich oraz przegląd stanu i zakresu rozpoznania problemu zarządzania i ochrony dokumentacji elektronicznej. Dokonamy przeglądu stanu tego zagadnienia w Polsce i wskażemy obszary koniecznych działań. Mamy nadzieję, że konferencja pozwoli na wymianę doświadczeń i stanie się punktem startu dalszych prac inspirowanych obserwacją doświadczeń innych krajów.

 

Konferencja odbędzie się 5-6 października 2017 r. w Narodowym Instytucie Audiowizualnym w Warszawie (ul. Wałbrzyska 3/5).

Pierwszego dnia konferencji (5 października) zaplanowane zostały wystąpienia gości zagranicznych, dlatego też konferencja będzie odbywać się w języku angielskim (organizator zapewnia tłumaczenie symultaniczne w języku polskim i angielskim). Drugiego dnia konferencji (6 października) występować będą archiwiści i specjaliści z Polski.

Konferencja adresowana jest przede wszystkim do archiwistów z Archiwów Państwowych.

Dodatkowe informacje dotyczące organizacji konferencji zostaną podane w lipcu br.