NDAP

Ze względu na pojawiające się coraz częściej pytania i wątpliwości w zakresie dopuszczalnych technik łączenia dokumentacji papierowej (tzw. sznurowanie dokumentacji) Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych zdecydował o przeprowadzeniu rozpoznania tego problemu przez Centralne Laboratorium Konserwacji Archiwaliów we współpracy z pracowniami konserwatorskimi w archiwach państwowych w Polsce.

Poniżej prezentujemy wyniki ankiety przeprowadzonej wśród pracowni konserwacji archiwów państwowych w Polsce oraz opinię Centralnego Laboratorium Konserwacji Archiwaliów.

Podsumowując, na bazie tych materiałów, można stwierdzić, że w aspekcie technicznego zabezpieczania dokumentacji papierowej wskazanym jest:

1. pozostawianie dokumentacji papierowej luzem w teczkach i pudłach z kartonu i papieru z rezerwą alkaliczną; ułatwia to bowiem i przyspiesza późniejsze poddawanie tej dokumentacji masowemu odkwaszaniu, a także digitalizacji; celem zapewnienia bezpieczeństwa kompletności teczki i porządku układu dokumentacji w teczce obowiązkowa powinna być numeracja stron;
2. jeżeli nie jest możliwe z różnych przyczyn zastosowanie zasady, o której mowa w pkt 1, to łączenie kart dokumentacji powinno dokonywać się z zastosowaniem taśmy bawełnianej o szerokości minimum ok. 5 mm, niebarwionej, i to przez istniejące już w dokumentacji otwory; nie jest wskazanym dziurkowanie dokumentacji tylko po to, by ją połączyć dla celów przechowywania w archiwum.

Zamiast taśmy bawełnianej możliwe jest zastosowanie klipsów plastikowych ze względu na ich funkcjonalność i łatwość w manipulowaniu nimi. Jednakże należy pamiętać, że jest to produkt stosunkowo nowy w Polsce i brak jest informacji na temat naturalnego jego starzenia się w ciągu co najmniej kilkudziesięciu lat. Stosować można klipsy zaczepowe, wykonane z bezbarwnego, białego lub nieznacznie zabarwionego polipropylenu lub polietylenu. Tworzywo, z którego wykonano klipsy, nie powinno zawierać plastyfikatorów. Wskazanym jest także, by trwałość klipsów określona była przez producenta na więcej niż 25 lat.

Do łączenia dokumentacji niedopuszczalne jest wykorzystywanie: sznurków, dratew, grubych nici, klejów syntetycznych, czy części metalowych.

Należy mieć jednak świadomość, że wszelkie łączenie kart, czy to taśmą czy klipsami, może skutkować uszkodzeniami w dokumentacji. Dlatego też celem odizolowania dokumentacji od taśmy lub klipsa należy umieścić pasek z cienkiej tektury, kartonu lub grubego papieru alkalicznego. Takie rozwiązanie stanowi minimalne zabezpieczenie przed odciskaniem śladu wiązania lub klipsów w papierze lub przed przedarciem papieru.

Oczywiście, wszystkie powyżej wymienione uwagi, ukierunkowane są przede wszystkim na zabezpieczanie dokumentacji o wartości historycznej, czyli materiały archiwalne (dokumentacja kategorii A), ale powinny mieć takie samo zastosowanie do dokumentacji kwalifikowanej do kategorii B o długim  okresie przechowywania, tj. powyżej 10 lat.

Dodatkowo dokumentacja papierowa powinna być pozbawiona wszelkich koszulek foliowych.

Zdecydowaliśmy o zaprezentowaniu szerokiemu gronu powyższych ustaleń, ponieważ może się to stać przyczynkiem do zmodernizowania podejścia zarówno podmiotów przekazujących materiały archiwalne, jak i archiwów państwowych w zakresie zasadności dziurkowania czy sznurowania dokumentacji papierowej – czynności, która jest i czaso- i kosztochłonna.

Oczywiście wszelkie zmiany w tym zakresie będą wymagały zmiany różnych aktów prawnych, w tym w szczególności rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).

Materiały źródłowe:

1. Opinia  Centralnego Laboratorium Konserwacji Archiwaliów.
2. Wyniki ankiety wśród pracowni konserwacji archiwów państwowych w Polsce:

Archiwum Państwowe