-A
+A

Zabezpieczanie dokumentacji

Ze względu na pojawiające się coraz częściej pytania i wątpliwości w zakresie dopuszczalnych technik łączenia dokumentacji papierowej (tzw. sznurowanie dokumentacji) Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych zdecydował o przeprowadzeniu rozpoznania tego problemu przez Centralne Laboratorium Konserwacji Archiwaliów we współpracy z pracowniami konserwatorskimi w archiwach państwowych w Polsce.

Poniżej prezentujemy wyniki ankiety przeprowadzonej wśród pracowni konserwacji archiwów państwowych w Polsce oraz opinię Centralnego Laboratorium Konserwacji Archiwaliów.

Podsumowując, na bazie tych materiałów, można stwierdzić, że w aspekcie technicznego zabezpieczania dokumentacji papierowej wskazanym jest:

  1. pozostawianie dokumentacji papierowej luzem w teczkach i pudłach z kartonu i papieru z rezerwą alkaliczną; ułatwia to bowiem i przyspiesza późniejsze poddawanie tej dokumentacji masowemu odkwaszaniu, a także digitalizacji; celem zapewnienia bezpieczeństwa kompletności teczki i porządku układu dokumentacji w teczce obowiązkowa powinna być numeracja stron;
  2. jeżeli nie jest możliwe z różnych przyczyn zastosowanie zasady, o której mowa w pkt 1, to łączenie kart dokumentacji powinno dokonywać się z zastosowaniem taśmy bawełnianej o szerokości minimum ok. 5 mm, niebarwionej, i to przez istniejące już w dokumentacji otwory; nie jest wskazanym dziurkowanie dokumentacji tylko po to, by ją połączyć dla celów przechowywania w archiwum.

Zamiast taśmy bawełnianej możliwe jest zastosowanie klipsów plastikowych ze względu na ich funkcjonalność i łatwość w manipulowaniu nimi. Jednakże należy pamiętać, że jest to produkt stosunkowo nowy w Polsce i brak jest informacji na temat naturalnego jego starzenia się w ciągu co najmniej kilkudziesięciu lat. Stosować można klipsy zaczepowe, wykonane z bezbarwnego, białego lub nieznacznie zabarwionego polipropylenu lub polietylenu. Tworzywo, z którego wykonano klipsy, nie powinno zawierać plastyfikatorów. Wskazanym jest także, by trwałość klipsów określona była przez producenta na więcej niż 25 lat.

Do łączenia dokumentacji niedopuszczalne jest wykorzystywanie: sznurków, dratew, grubych nici, klejów syntetycznych, czy części metalowych.

Należy mieć jednak świadomość, że wszelkie łączenie kart, czy to taśmą czy klipsami, może skutkować uszkodzeniami w dokumentacji. Dlatego też celem odizolowania dokumentacji od taśmy lub klipsa należy umieścić pasek z cienkiej tektury, kartonu lub grubego papieru alkalicznego. Takie rozwiązanie stanowi minimalne zabezpieczenie przed odciskaniem śladu wiązania lub klipsów w papierze lub przed przedarciem papieru.

Oczywiście, wszystkie powyżej wymienione uwagi, ukierunkowane są przede wszystkim na zabezpieczanie dokumentacji o wartości historycznej, czyli materiały archiwalne (dokumentacja kategorii A), ale powinny mieć takie samo zastosowanie do dokumentacji kwalifikowanej do kategorii B o długim  okresie przechowywania, tj. powyżej 10 lat.

Dodatkowo dokumentacja papierowa powinna być pozbawiona wszelkich koszulek foliowych.

Zdecydowaliśmy o zaprezentowaniu szerokiemu gronu powyższych ustaleń, ponieważ może się to stać przyczynkiem do zmodernizowania podejścia zarówno podmiotów przekazujących materiały archiwalne, jak i archiwów państwowych w zakresie zasadności dziurkowania czy sznurowania dokumentacji papierowej – czynności, która jest i czaso- i kosztochłonna.

Oczywiście wszelkie zmiany w tym zakresie będą wymagały zmiany różnych aktów prawnych, w tym w szczególności rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).

Materiały źródłowe:

  1. Opinia  Centralnego Laboratorium Konserwacji Archiwaliów.
  2. Wyniki ankiety wśród pracowni konserwacji archiwów państwowych w Polsce:

 

Archiwum Państwowe

Czy można pozostawiać akta luzem

Kwestia dziurkowania akt

Czym scalać/sznurkować?

Ile dziurek?

Koszulki foliowe

Kwestia klipsów plastikowych

Opakowania

AAN Warszawa

tak

Nie dla nowych otworów

Materiały naturalne

Tylko te które już są

nie

otwarta

bezkwasowe

AGAD Warszawa

tak

Tak
(z ograniczeniami)

Materiały naturalne obojętne chemicznie-taśma bawełniana

Max 2

nie

tak

bezkwasowe

APDOP Milanówek

tak

nie

Wąska taśma bawełniana

 

Nie, ale lepiej nie dziurkować np. delikatnego materiału

tak

bezkwasowe

AP Gdańsk

tak

tak

Taśma bawełniana

Nie określano

nie

Nie określono

bezkwasowe

AP Katowice

tak

nie

Tasiemka bawełniana/sznurek ale z tekturką zabezpieczającą

Max 2 ale Dopuszczają 4 przy formacie A3

nie

nie

bezkwasowe

AP Suwałki

tak

tak

Taśma bawełniana/sznurek

Dopuszcza zwiększenie ilości dziurek

Jedynie dla koszulek wykonanych z folii poliestrowych (specjalistyczne)

tak

bezkwasowe

AP Olsztyn

tak

Nie określono

Sznurek-odwracalny

Nie określono

nie

Nie określono

bezkwasowe

AP Toruń

tak

tak

Szpagat/dratwa

2

nie

nie

bezkwasowe

AP Zielona Góra

tak

nie

Tasiemka bawełniana od 5 do 10 mm

 

nie

 

bezkwasowe

 

Newsletter NDAP