Przejdź do treści Wyszukiwarka

Dla pracodawców

Jednym z Twoich obowiązków, jako pracodawcy, jest dbanie o dokumentację w sprawach związanych z zatrudnianiem pracowników. Musisz pamiętać, że jesteś odpowiedzialny za zabezpieczenie dokumentacji zarówno obecnych, jak i byłych pracowników. Szczególnie ważną kwestią pozostaje zabezpieczenie akt osobowych i dokumentacji płacowej z chwilą podjęcia decyzji o zakończeniu działalności Twojej firmy.

Przypominamy, że dokumentacja osobowa i płacowa musi być przechowywana przez okres:

  • 50  lat  – dla dokumentacji pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.;
  • 10 lat – dla dokumentacji pracowników nowo zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.; (10 lat liczone jest od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia);
  • 10 lat – dla dokumentacji osób zatrudnionych od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. – jeśli dopełniłeś procedury skrócenia okresu przechowywania akt (jak skrócić czas przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat – dowiesz się na stronie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych).

Co zrobić z dokumentacją osobową i płacową w sytuacji, gdy podejmiesz decyzję o zamknięciu działalności?

Jeśli kończysz działalność, przekaż dokumentację osobową i płacową swoich pracowników wyspecjalizowanej firmie przechowalniczej.  

Ważne! Zanim to zrobisz, sprawdź, czy firma przechowalnicza dysponuje wpisem w rejestrze przechowawców akt osobowych i płacowych. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest działalnością regulowaną i wymaga wpisu do rejestru.

Aktualne dane dostępne są również w jawnych rejestrach marszałków województw.

Co zrobić, jeśli nie masz środków finansowych na zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej?

Jeśli Twoja firma nie dysponuje środkami finansowymi na zabezpieczenie dokumentacji osobowej i płacowej, powinna wystąpić do sądu rejestrowego z wnioskiem o wydanie postanowienia w przedmiocie braku środków na dalsze przechowywanie dokumentacji (art. 51u ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach).

Ważne! Wniosek do sądu należy złożyć w trakcie trwania prawnej procedury, jaką jest postawienie podmiotu w stan upadłości lub likwidacji, czyli przed wykreśleniem podmiotu z KRS lub ewidencji działalności gospodarczej.

Jeśli sąd przychyli się do Twojego wniosku, prześlij wydane w tej sprawie postanowienie sądu do Archiwum Państwowego w Warszawie. Archiwum zabezpieczy dokumentację pracowniczą Twojej firmy. Przed przekazaniem dokumentacji uporządkuj ją. Dalszych niezbędnych informacji udzieli ci Archiwum Państwowe w Warszawie (ul. Krzywe Koło 7, 00-270 Warszawa).

Ważne! Przekazanie dokumentacji musi nastąpić przed wykreśleniem twojej firmy z KRS lub CEIDG.

Ważne! Jeśli reprezentujesz spółdzielnię, to rozwiązanie nie będzie dla Ciebie. Zwróć się do Krajowej Rady Spółdzielczej.

Kiedy dokumentację pracowniczą zabezpieczy Archiwum Państwowe?

Zabezpieczenie dokumentacji osobowej i płacowej przez właściwe Archiwum Państwowe możliwe jest na podstawie decyzji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych (zgodnie z art. 51z ustawy archiwalnej), przy łącznym spełnieniu trzech warunków:

  • pracodawca, który wytworzył dokumentację, został wykreślony z KRS lub ewidencji działalności gospodarczej oraz
  • dokumentacja w miejscu jej obecnego składowania zagrożona jest zniszczeniem na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub bezprawnego działania osób trzecich oraz
  • brak jest podstaw prawnych do przekazania dokumentacji innemu podmiotowi na dalsze przechowywanie.

Zapoznaj się z przepisami