Skip to content Search engine

Bezpieczne postępowanie z dokumentami

Dokumenty są narażone na różnego typu niebezpieczeństwa także podczas codziennego ich wykorzystywania. Od tego jak z nimi postępujemy, zależy w jakim stanie zostaną zachowane.

Aby zapewnić im bezpieczeństwo i zapobiec niszczeniu, należy stosować się do podstawowych zasad postępowania z dokumentami i promować je wśród naszych pracowników.

Zasady postępowania z dokumentami:

  • gdy pracujesz z dokumentami – nie jedz i nie pij w ich bliskości,
  • nie naklejaj na dokumenty kartek samoprzylepnych ani taśm klejących,
  • podczas tworzenia notatek z dokumentów nie rób odcisków na papierze (nie rób notatek, kładąc kartkę na dokumencie i pisząc po niej długopisem),
  • wyjmując oprawne dokumenty z regału, trzymaj je za okładkę, a nie za górna część grzbietu oprawy,
  • stosuj podpórki i ograniczniki, aby oprawne dokumenty stały pionowo – nie stawiaj ich w pozycji ukośnej,
  • przenoś i podawaj dokumenty w pozycji poziomej (zwłaszcza w segregatorach), nie przenoś ich w pozycji pionowej,
  • układaj oprawne dokumenty płasko, w równy stos – nie kładź ich grzbietem do góry lub otwartych w pozycji szerszej niż litera V (zwłaszcza w księgach).

Ważne!  Aby nie narażać cennych dokumentów, możesz wykonać ich cyfrowe kopie i w tej formie korzystać z nich w dalszej pracy.