Skip to content Search engine

Przepisy kancelaryjne i archiwalne

Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne muszą posiadać i stosować przepisy kancelaryjne i archiwalne, tj.:

  • instrukcję kancelaryjną,
  • jednolity rzeczowy wykaz akt, który może być uzupełniony o kwalifikator dokumentacji,
  • instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego albo instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt.

Przepisy te określają sposób postępowania z dokumentacją – od momentu jej wpływu lub utworzenia po jej zniszczenie lub przekazanie materiałów archiwalnych do Archiwów Państwowych. Określa je kierownik jednostki w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych lub upoważnionym dyrektorem Archiwum Państwowego.

Pomieszczenie biurowe. Trzy kobiety przy pracy siedzą przy biurkach. Na biurkach urządzenia biurowe oraz księgi i dokumenty. Na dalszym planie stoi mężczyzna. W tle stos „Przeglądów Sejmikowych” przeznaczonych do wysyłki.

Obowiązek uzgodnienia przepisów kancelaryjnych i archiwalnych z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych (lub upoważnionym dyrektorem Archiwum Państwowego) nie dotyczy:

Wspólne przepisy dla jednostek nadzorowanych i podległych

Organ państwowy może określić w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych wspólne przepisy kancelaryjne i archiwalne dla urzędu obsługującego ten organ i jednostek nadzorowanych i podległych lub dla samych nadzorowanych i podległych jednostek organizacyjnych.

Wójt, burmistrz, prezydent miasta, starosta, marszałek województwa mogą określić w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych wspólne przepisy kancelaryjne i archiwalne dla jednostek nadzorowanych i podległych o podobnym przedmiocie działalności.

Regulacje w zakresie przepisów kancelaryjnych i archiwalnych określają przepisy ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164)