Dla zewidencjonowanej dokumentacji przygotowane zostały indeksy osobowe, rzeczowe i geograficzne obejmujące łącznie 856 haseł. Porządkowanie materiałów archiwalnych odbywało się z poszanowaniem zasad przyjętych dla całego zasobu AHP, dotyczących m.in.: sygnowania jednostek archiwalnych, jak i samych dokumentów z użyciem pieczęci własnościowej. Po uporządkowaniu, dokumenty pierwotnie przechowywane w 59 segregatorach i albumach fotograficznych, przepakowano z poliestrowych koszulek w obwoluty i teczki, a następnie w pudła bezkwasowe zakupione na potrzeby Fundacji przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych. Dokumentacja aktowa, fotograficzna oraz druki ulotne składające się na Spuściznę Mieczysława de Habichta (zespół 716/2/10) oraz część korespondencji Marii i Zygmunta Estreicherów (zespół 716/2/5) zostały zeskanowane. Łącznie wykonano 4.157 skanów (86,70 GB).
Również przez blisko dwa miesiące p. Iga Bańkowska i p. Janina Kosman z Archiwum Państwowego w Szczecinie prowadziły prace nad uporządkowaniem ok. 5 metrów bieżących rozsypu. Archiwistki dokonały wstępnego rozpoznania przynależności zespołowej materiałów. Następnie prawie w całości podzielono je na zespoły i zbiory. Podczas kolejnych wyjazdów planowane jest ich ostateczne uporządkowanie i włączenie w struktury zespołów już istniejących, a także utworzenie nowych.
Misją p. Jolanty Leśniewskiej, kierownik oddziału w Kutnie Archiwum Państwowego w Płocku, była koordynacja przenosin zasobu Fundacji Archivum Helveto-Polonicum z Biblioteki Kantonalnej i Uniwersyteckiej, w której był dotychczas przechowywany, do siedziby Fundacji. Przy okazji przenosin dokonano scalenia rozproszonych zespołów oraz wydzielono 15 nowych, wśród nich m.in. zespół „Poselstwa Rzeczypospolitej Polskiej w Bernie” i „Zbiór sfragistyczny”. Sporządzono także inwentarz topograficzny, ułatwiający orientację w rozmieszczeniu zasobu w magazynach.
Obecnie w Fundacji przechowywanych jest 131 zespołów, spuścizn i zbiorów, a informacja na ich temat już wkrótce dostępna będzie na portalu szukajwarchiwach.pl. Jest to możliwe dzięki wdrożeniu w Fundacji systemu ZoSIA, którego dokonał p. Michał Kaca z Narodowego Archiwum Cyfrowego. W pracach tych wspierała go także p. Jolanta Leśniewska. Zadanie wymagało wypracowania sposobu numerowania zespołów archiwalnych, który odpowiadałby wymogom systemu, a jednocześnie pozwalał na zachowanie dotychczasowego oznaczenia stosowanego przez Fundację. Do Narodowego Archiwum Cyfrowego trafiło także 10.000 skanów z zespołów przechowywanych w Fundacji, które po odpowiednim przygotowaniu również zostaną udostępnione na portalu szukajwarchiwach.pl.
Fundacja Archivum Helveto-Polonicum we Fryburgu została założona w czerwcu 1997 r. Jej zasób utworzono na bazie prywatnej kolekcji założycieli Fundacji, Ludwiki i Jacka Sygnarskich, gromadzonej przez 15 lat i powiększanej o liczne zakupy i darowizny przekazywane na rzecz Fundacji przez osoby prywatne oraz polskie i szwajcarskie instytucje i organizacje.
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych wraz z podległymi archiwami państwowymi, działając przy wsparciu finansowym Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, od blisko 20 lat otacza opieką polskie instytucje polonijne przechowujące materiały archiwalne stanowiące narodowy zasób archiwalny. Działaniami objętych jest ponad 20 najważniejszych instytucji polonijnych rozsianych po całym świecie. Główne formy pomocy to ewidencjonowanie, opracowanie i digitalizacja przechowywanych tam zbiorów archiwalnych, doradztwo fachowe, organizacja staży w archiwach państwowych w Polsce dla pracowników instytucji polonijnych, zakup opakowań archiwalnych i konserwacja zasobu oraz upowszechnianie informacji na temat zbiorów archiwalnych instytucji polonijnych.
